Co to są dane księgowe?
Dane księgowe to zbiór dokumentacji finansowej, który wspiera oświadczenie księgowe. Ludzie używają takich danych do sporządzania sprawozdań finansowych i deklaracji, a audytorzy mogą je przeglądać w celu potwierdzenia dokładności sprawozdania. Osoby spierające się o swoje konta w banku lub firmie mogą również poprosić o wyświetlenie danych księgowych w celu ustalenia, w jaki sposób firma doszła do określonego wniosku lub salda. Informacje te podlegają wezwaniu do sądu w przypadkach, w których ludzie podejrzewają, że wykroczenia prawne są odpowiedzialne za problemy księgowe.
Niektóre firmy przechowują elektroniczne dane księgowe. Personel działu księgowości wprowadza działania finansowe do systemu elektronicznego, a system może również napotykać działania automatyczne. Na przykład, gdy ktoś zamyka kartę debetową w sklepie spożywczym, sygnał trafi do systemu księgowego banku i nastąpi automatyczna korekta odzwierciedlająca zakup. Mogą być dostępne kopie zapasowe kopii zapasowej dokumentacji elektronicznej.
Inne dane księgowe są dostępne w formie papierowej. Może to obejmować takie rzeczy, jak osobiste książeczki czekowe, rachunki i tak dalej. Firmy z papierowymi dokumentami przechowują je w bezpiecznym miejscu, aby zapobiec stratom i mogą robić kopie w celach informacyjnych i dla wygody, aby mieć pewność, że będą miały dostęp do informacji, gdy będą jej potrzebować. Czasami można podjąć kroki w celu digitalizacji tych danych, aby uczynić je wygodniejszym i łatwiejszym w dostępie, a niektóre stare rekordy mogą być przechowywane w mikrofilmach lub w innych formatach archiwalnych, ponieważ oryginalna dokumentacja nie jest już dostępna.
Prawo wymaga od ludzi przechowywania danych księgowych przez określony czas, na przykład przez siedem lat. Po tym okresie ludzie mogą postanowić zniszczyć lub w inny sposób zniszczyć starą dokumentację finansową, chociaż wiele firm decyduje się ją zachować, ponieważ może to być cenne w przyszłości dla dochodzeń, raportów porównawczych i innych działań. Ludzie tacy jak audytorzy podatkowi i organy regulacyjne mogą poprosić o pełne dane księgowe, jeśli mają obawy dotyczące sprawozdań finansowych i chcą samodzielnie zweryfikować te informacje.
Podczas przeglądania danych księgowych ludzie zwracają szczególną uwagę na widoczne rozbieżności lub mylące wpisy. Może to obejmować dowody brakujących informacji, dokumentację w formie papierowej, która nie pasuje do złożonych oświadczeń, oraz inne oznaki niewłaściwego postępowania lub błędów. Gdy ktoś musi przejrzeć duże ilości danych księgowych, może być zaangażowany zespół ludzi, którzy przejrzą materiał, a także dwukrotnie sprawdzą pracę innych, aby upewnić się, że nic nie umknie ich działalności kontrolnej.