Hvad er regnskabsdata?
Regnskabsdata er et organ med finansiel dokumentation, der bakker en regnskabsopgørelse. Folk bruger sådanne data til at udarbejde regnskaber og erklæringer, og revisorer kan gennemgå dem for at bekræfte nøjagtigheden af en erklæring. Mennesker med tvister om deres konti i en bank eller virksomhed kan også bede om at se regnskabsdata for at afgøre, hvordan virksomheden nåede frem til en given konklusion eller balance. Denne information er underlagt stævning i tilfælde, hvor folk mistænker juridisk forseelse er ansvarlig for regnskabsproblemer.
Nogle virksomheder opretholder elektroniske regnskabsdata. Personale i regnskabsafdelingen indgår økonomiske aktiviteter i et elektronisk system, og systemet kan også støde på automatisk aktivitet. For eksempel, når nogen swiper et betalingskort i købmanden, vil signalet køre til bankens regnskabssystem, og en automatisk justering vil ske, så den afspejler købet. Hard kopier til sikkerhedskopi af den elektroniske dokumentation kan være tilgængelige.
Andre regnskabsdata er tilgængelige i papirformat. Dette kan omfatte ting som personlige checkbøger, kvitteringer osv. Virksomheder med papirregistre opbevarer dem på et sikkert sted for at forhindre tab og kan fremstille kopier til reference og bekvemmelighed for at sikre, at de får adgang til informationen, når de har brug for dem. Undertiden kan der tages skridt til at digitalisere disse data for at gøre det mere praktisk og let at få adgang til, og nogle gamle poster kan muligvis gemmes på mikrofilm eller i andre arkivformater, fordi den originale dokumentation ikke længere er tilgængelig.
Loven kræver, at folk opbevarer regnskabsdata i en bestemt periode, f.eks. Syv år. Efter denne periode kan folk vælge at makulere eller på anden måde ødelægge gamle økonomiske poster, selvom mange virksomheder vælger at opbevare den, da det kan være værdifuldt i fremtiden for undersøgelser, sammenligningsrapportering og andre aktiviteter. Mennesker som skatterevisorer og tilsynsmyndigheder kan bede om fulde regnskabsdata, hvis de er bekymrede for årsregnskaber og ønsker at verificere oplysningerne for sig selv.
Når man gennemgår regnskabsdata, er folk opmærksomme på tilsyneladende forskelle eller forvirrende poster. Dette kan omfatte bevis på manglende information, dokumentation på papir, der ikke stemmer overens med udsagn, og andre tegn på forseelser eller fejl. Når nogen skal gennemgå store mængder regnskabsdata, kan et team af mennesker være involveret i at gennemgå materialet samt dobbeltkontrol af andres arbejde for at sikre sig, at intet undgår deres revisionsaktiviteter.