Was sind Buchhaltungsdaten?
Buchhaltungsdaten sind eine Sammlung von Finanzdokumentationen, die einen Buchhaltungsauszug belegen. Personen verwenden diese Daten zur Erstellung von Abschlüssen und Erklärungen, und Prüfer können sie überprüfen, um die Richtigkeit einer Aussage zu bestätigen. Personen, die Streitigkeiten über ihre Konten bei einer Bank oder einem Unternehmen haben, können auch Buchhaltungsdaten anfordern, um festzustellen, wie das Unternehmen zu einem bestimmten Abschluss oder Saldo gelangt ist. Diese Informationen können vorgeladen werden, wenn Personen, die den Verdacht auf Rechtsverstöße haben, für Buchhaltungsprobleme verantwortlich sind.
Einige Unternehmen pflegen elektronische Buchhaltungsdaten. Personal in der Buchhaltungsabteilung gibt Finanzaktivitäten in einem elektronischen System ein und das System kann auch auf automatische Aktivitäten stoßen. Wenn zum Beispiel jemand eine Debitkarte im Lebensmittelgeschäft klaut, wird das Signal an das Buchhaltungssystem der Bank weitergeleitet, und es erfolgt eine automatische Anpassung, um den Kauf widerzuspiegeln. Möglicherweise sind Ausdrucke zur Sicherung der elektronischen Dokumentation verfügbar.
Weitere Abrechnungsdaten sind in Papierform verfügbar. Dies kann Dinge wie persönliche Scheckbücher, Quittungen usw. umfassen. Unternehmen mit Papierunterlagen bewahren sie an einem sicheren Ort auf, um Verluste zu vermeiden. Sie können Kopien anfertigen, um sicherzustellen, dass sie bei Bedarf Zugriff auf die Informationen haben. In einigen Fällen kann es erforderlich sein, diese Daten zu digitalisieren, um den Zugriff zu vereinfachen, und einige alte Aufzeichnungen können auf einem Mikrofilm oder in anderen Archivformaten gespeichert werden, da die Originaldokumentation nicht mehr verfügbar ist.
Das Gesetz schreibt vor, dass die Buchhaltungsdaten für einen festgelegten Zeitraum, beispielsweise sieben Jahre, aufbewahrt werden müssen. Nach diesem Zeitraum können sich die Menschen dafür entscheiden, alte Finanzunterlagen zu vernichten oder auf andere Weise zu vernichten, obwohl viele Unternehmen sich dafür entscheiden, sie aufzubewahren, da sie in Zukunft für Untersuchungen, Vergleichsberichte und andere Aktivitäten von Nutzen sein können. Personen wie Steuerprüfer und Aufsichtsbehörden können vollständige Buchhaltungsdaten anfordern, wenn sie Bedenken hinsichtlich des Jahresabschlusses haben und die Informationen selbst überprüfen möchten.
Bei der Überprüfung von Abrechnungsdaten wird besonders auf offensichtliche Unterschiede oder verwirrende Einträge geachtet. Dies kann Hinweise auf fehlende Informationen, Unterlagen auf Papier, die nicht mit den gemachten Angaben übereinstimmen, und andere Anzeichen von Fehlverhalten oder Fehlern umfassen. Wenn eine Person große Mengen von Buchhaltungsdaten überprüfen muss, kann ein Team von Personen involviert sein, um das Material durchzugehen und die Arbeit anderer Personen zu überprüfen, um sicherzustellen, dass nichts ihren Prüfungstätigkeiten entgeht.