Wat is een onkostenvergoeding?
Een onkostenvergoeding is het geld dat een bedrijf een werknemer of een contractarbeider betaalt voor persoonlijke uitgaven die zijn gemaakt tijdens het uitvoeren van een baan. Gewoonlijk omvatten dergelijke uitgaven maaltijden, transport, vergoedingen, tolgelden en mogelijk uitgaven voor het ontvangen van klanten. Degenen die werken voor een bedrijf met een onkostenvergoeding moeten het beleid zorgvuldig doorlezen voordat ze een onkostenvergoeding maken om te zorgen dat het gedekt is. Bedrijven zijn niet verplicht om kosten te betalen die niet onder de polis vallen.
Een van de meest voorkomende kosten is de betaling voor het aantal kilometers dat wordt gebruikt bij het nemen van een persoonlijk voertuig voor zakelijke doeleinden. Dit is een veel voorkomende kost in een aantal beroepen, waaronder verkoopagenten, journalisten, advocaten in loondienst en vele anderen. De kilometerstand wordt berekend op basis van een vast tarief, zoals zoveel per mijl of kilometer. Dat tarief kan worden gewijzigd met de gemiddelde brandstofprijs op het moment van betaling. Het geld wordt meestal wekelijks of maandelijks betaald.
De kilometervergoeding dekt echter niet alleen de brandstofkosten. Het wordt ook verondersteld om de werknemer of de gecontracteerde werknemer wat geld te geven voor slijtage aan de auto, ervan uitgaande dat een persoonlijke auto wordt gebruikt. Daarom kunnen sommige werknemers een deel van die vergoeding opzij zetten voor dingen zoals regulier voertuigonderhoud of reparaties die in de toekomst nodig zullen zijn. Het bedrijf specificeert normaal niet hoe het geld moet worden gebruikt zodra de kosten zijn gemaakt, dus werknemers moeten zelf kiezen hoe ze dat geld op verantwoorde wijze gebruiken.
Maaltijden zijn een andere veel voorkomende kostenpost. Normaal gesproken betaalt het bedrijf voor maaltijden als iemand volgens zijn of haar baan buiten zijn of haar thuisgebied moet reizen. Deze maaltijden zijn meestal slechts betaalbaar tot een bepaald bedrag. Als een werknemer dat bedrag overschrijdt door een duurdere maaltijd te kiezen, is hij of zij verantwoordelijk voor het verschil. Als de werknemer een klant meeneemt naar een maaltijd, wordt dat meestal ook vergoed. Sommige bedrijven weigeren te betalen voor alcoholische dranken, dus dit moet van tevoren worden geverifieerd.
Het andere waar een onkostenvergoeding vaak voor wordt gebruikt, is entertainment, vooral van een klant. Dit kan de klant meenemen naar een sportevenement of op een golfuitje, om er maar een paar te noemen. Entertainmentkosten kunnen erg hoog oplopen, dus de werknemer moet ervoor zorgen dat deze kosten worden gedekt. Voor sommige van deze soorten uitgaven is mogelijk voorafgaande toestemming vereist, waarbij de werknemer of de gecontracteerde persoon eerst een supervisor of manager moet bellen en goedkeuring voor de kosten moet krijgen.
Meestal is een onkostenvergoeding niet onderworpen aan inkomstenbelasting. Dit komt omdat het ontvangen geld geen inkomsten is, maar eerder een vervanging van geld dat werd uitgegeven namens een bedrijf. Degenen met vragen moeten contact opnemen met een lokale belastingdeskundige om te controleren of ze voldoen aan alle belastingwetten.