Hvad er en udgiftsgodtgørelse?
En udgiftsgodtgørelse er de penge, en virksomhed betaler en medarbejder eller en ansat for arbejdstagerne for personlige udgifter, der er afholdt i løbet af et job. Almindeligvis inkluderer sådanne udgifter måltider, transport, gebyrer, vejafgift og muligvis udgifter til underholdning af klienter. De, der arbejder for en virksomhed med en udgiftsgodtgørelse, skal nøje gennemgå politikken, inden de påløber en udgift for at sikre, at den er dækket. Virksomheder har ingen forpligtelse til at betale for udgifter, der ikke er dækket af politikken.
En af de mest almindelige udgifter er betaling for kilometertal, der bruges, når man tager et personligt køretøj til virksomheden. Dette er en almindelig udgift i en række erhverv, herunder salgsagenter, journalister, funktionærer og mange andre. Kilometertal beregnes ud fra en fast sats, så meget pr. Mil eller kilometer. Denne sats kan ændres med den gennemsnitlige brændstofpris på det tidspunkt, hvor betaling tages i betragtning. Pengene betales normalt hver uge eller månedlig basis.
Miljøomkostninger dækker dog ikke kun brændstofomkostninger. Det skal også give den ansatte eller den kontraherede arbejdstager nogle penge for slid på bilen, under forudsætning af at der bruges en personlig bil. Derfor kan nogle arbejdstagere lægge en del af denne godtgørelse til side for ting som regelmæssig vedligeholdelse af køretøjer eller reparationer, der er nødvendige i fremtiden. Virksomheden specificerer normalt ikke, hvordan pengene skal bruges, når udgiften er afholdt, så medarbejderne skal selv vælge, hvordan de skal bruge de penge ansvarligt.
Måltider er en anden almindelig udgiftsgodtgørelsespost. Hvis jobbet kræver, at en person rejser uden for sit hjemsted, betaler virksomheden typisk for måltider. Disse måltider betales normalt kun op til et vist beløb. Hvis en medarbejder går over dette beløb ved at vælge et dyrere måltid, er han eller hun ansvarlig for forskellen. Hvis medarbejderen tager en klient til et måltid, refunderes det typisk også. Nogle virksomheder nægter at betale for alkoholholdige drikkevarer, så dette skal verificeres i forvejen.
Den anden ting, en udgiftsgodtgørelse ofte bruges til at betale for, er underholdning, især af en klient. Dette kan omfatte at tage klienten til en sportsbegivenhed eller til en golfudflugt, bare for at navngive et par. Underholdningsudgifter kan løbe meget høje, så medarbejderen skal sikre, at disse udgifter dækkes. Nogle af disse typer udgifter kan kræve forudgående tilladelse, hvor medarbejderen eller den kontraktlige person først skal ringe til en vejleder eller leder og få godkendelse af udgiften.
En udgiftsgodtgørelse er typisk ikke underlagt indkomstskatter. Dette skyldes, at de modtagne penge ikke er indkomst, men snarere en erstatning af penge, der blev brugt på et virksomheds vegne. Personer, der har spørgsmål, skal kontakte en lokal skattemægler for at sikre, at de overholder alle skatteregler.