Wat is een vervalkaart?
Een vervalkaart is een eenvoudig document dat informatie geeft over de datum waarop een specifiek contract vervalt. Een dergelijke kaart wordt in een aantal instellingen gebruikt, met name in de verzekeringsbranche. Het idee achter een vervalkaart is om alle betrokken partijen bij het contract te waarschuwen dat de relatie op een bepaalde datum eindigt, tenzij passende maatregelen worden genomen om de overeenkomst voor een extra periode te verlengen.
Een van de meest voorkomende toepassingen van de vervalkaart is een verzekeringsdekking. Bij verschillende soorten ziektekosten-, auto- en levensverzekeringsplannen kan een polisafschrijvingsdatum worden opgenomen in de basisvoorwaarden die de relatie regelen. Naarmate die datum nadert, dient de vervalkaart om de provider eraan te herinneren dat de contracttermijn dichterbij komt en het moment is aangebroken om de dekking met de verzekerde te verlengen. Door gebruik te maken van dit soort tijdmanagementtool, kan een agent altijd op de hoogte zijn van welk klantbeleid gepland is voor verval binnen de komende 30 dagen en regelingen treffen om contact op te nemen met die klanten om de plannen te vernieuwen en de inkomstenstroom naar de verzekering te ondersteunen provider.
Naast het bijhouden van beëindigingsdatums op verzekeringsplannen, kan een vervalkaart ook worden gebruikt als onderdeel van het proces van het traceren van elk type zakelijk contract. Een bedrijf dat goederen of diensten tegen een gereduceerde prijs aan een klant levert, kan deze methode bijvoorbeeld gebruiken om enkele weken voor die einddatum nieuwe gesprekken met de klant aan te gaan. Dit kan belangrijk zijn, omdat dit het verschil kan maken tussen de klant die ervoor kiest om voor een andere termijn met dezelfde prijs te verlengen of ervoor kiest om voorstellen van concurrenten te ontvangen.
Hoewel een traditionele vervalkaart een fysieke kaart is die wordt gebruikt als onderdeel van een tickler-bestandssysteem, integreren veel softwarepakketten het idee van de kaart in hun basisfuncties. Een verkoopdatabase kan de mogelijkheid bevatten om een virtuele vervalkaart te maken met basisinformatie over een klantcontract, inclusief de beëindigingsdatum. De eindgebruiker kan vervolgens het systeem instellen om een waarschuwing te genereren gedurende een bepaalde periode vóór de beëindiging van het contract, waardoor het eenvoudig wordt om een telefoongesprek of e-mail naar de klant te plannen en te beginnen met het verlengen van de overeenkomst. Totdat de taak is voltooid of afgewezen, blijft het systeem de gebruiker er vaak aan herinneren dat er nog steeds contact moet worden opgenomen met de client.