Hva er et utløpskort?

Et utløpskort er et enkelt dokument som gir informasjon om datoen for en spesifikk kontrakt utløper. Et kort av denne typen brukes i en rekke innstillinger, særlig i forsikringsbransjen. Tanken bak et utløpskort er å tjene som et middel til å varsle alle parter som er involvert i kontrakten om at forholdet vil slutte fra en bestemt dato med mindre passende tiltak iverksettes for å fornye avtalen for en tilleggsperiode.

En av de vanligste applikasjonene til utløpskortet er funnet med forsikringsdekning. Med ulike typer helse-, bil- og livsforsikringsplaner kan en dato for oppsigelse av politikk inkluderes i de grunnleggende vilkårene som styrer forholdet. Når denne datoen nærmer seg, tjener utløpskortet til å minne leverandøren om at avtaleperioden nærmer seg og tiden er inne for å diskutere fornyelse av dekningen med den forsikrede. Ved å benytte seg av denne typen tidsstyringsverktøy, kan en agent alltid være klar over hvilke klientpolicyer som er beregnet på utløp i løpet av de neste 30 dagene og gjøre avtaler for å kontakte disse klientene for å fornye planene og opprettholde flyten av inntekter til forsikringen forsørger.

Sammen med sporing av oppsigelsesdatoer på forsikringsplaner, kan et utløpskort også brukes som en del av prosessen med å spore alle typer forretningskontrakter. For eksempel kan et selskap som leverer varer eller tjenester til en klient til redusert prising bruke denne metoden for å inngå nye diskusjoner med klienten flere uker før den opphørsdato. Dette kan være viktig, siden å gjøre det kan bety forskjellen mellom at klienten velger å fornye for en annen periode til samme pris, eller velge å underholde forslag fra konkurrenter.

Mens et tradisjonelt utløpskort er et fysisk kort som brukes som en del av et filfil-system, integrerer mange programvarepakker ideen om kortet i de grunnleggende funksjonene. En salgsdatabase kan inneholde muligheten til å lage et virtuelt utløpskort som inneholder grunnleggende informasjon om en kundekontrakt, inkludert termineringsdatoen. Sluttbrukeren kan deretter stille inn systemet til å generere et varsel en spesifikk periode før kontraktsopphør, noe som gjør det enkelt å planlegge en telefonsamtale eller e-post til klienten og begynne arbeidet med å fornye avtalen. Inntil oppgaven er fullført eller avskjediget, vil systemet ofte fortsette å minne brukeren om at behovet for å kontakte klienten fremdeles er i påvente.