Che cos'è una carta di scadenza?

Una carta di scadenza è un semplice documento che fornisce informazioni sulla data di scadenza di un contratto specifico. Una carta di questo tipo viene utilizzata in numerosi contesti, in particolare nel settore assicurativo. L'idea alla base di una carta di scadenza è di servire come mezzo per avvisare tutte le parti coinvolte nel contratto che il rapporto finirà a una certa data a meno che non vengano prese le misure appropriate per rinnovare l'accordo per un ulteriore periodo.

Una delle applicazioni più comuni della carta di scadenza si trova con la copertura assicurativa. Con vari tipi di piani di assicurazione malattia, auto e vita, una data di scadenza della polizza può essere inclusa nei termini e condizioni di base che regolano la relazione. Con l'avvicinarsi di tale data, la carta di scadenza serve a ricordare al fornitore che il termine del contratto si sta avvicinando e che è giunto il momento di discutere il rinnovo della copertura con la parte assicurata. Facendo uso di questo tipo di strumento di gestione del tempo, un agente può sempre essere consapevole di quali politiche del cliente sono in scadenza entro i prossimi 30 giorni e prendere accordi per contattare quei clienti per rinnovare i piani e sostenere il flusso di entrate verso l'assicurazione fornitore.

Oltre a tenere traccia delle date di scadenza dei piani assicurativi, una carta di scadenza può anche essere utilizzata come parte del processo di tracciamento di qualsiasi tipo di contratto commerciale. Ad esempio, una società che fornisce beni o servizi a un cliente a prezzi ridotti può utilizzare questo metodo per avviare nuove discussioni con il cliente alcune settimane prima di tale data di cessazione. Questo può essere importante, dal momento che ciò potrebbe significare la differenza tra il cliente che sceglie di rinnovare per un altro termine allo stesso prezzo o che sceglie di presentare proposte della concorrenza.

Mentre una carta di scadenza tradizionale è una carta fisica utilizzata come parte di un file system tickler, molti pacchetti software integrano l'idea della carta nelle loro funzionalità di base. Un database di vendita può includere la possibilità di creare una carta di scadenza virtuale che includa le informazioni di base su un contratto del cliente, inclusa la data di scadenza. L'utente finale può quindi impostare il sistema in modo da generare un avviso per un periodo di tempo specificato prima della risoluzione del contratto, semplificando la pianificazione di una telefonata o e-mail al client e iniziare a lavorare sul rinnovo dell'accordo. Fino al completamento o alla chiusura dell'attività, il sistema continuerà spesso a ricordare all'utente che è ancora in sospeso la necessità di contattare il client.