Hvad er et udløbskort?
Et udløbskort er et simpelt dokument, der indeholder oplysninger om den dato, hvor en bestemt kontrakt udløber. Et kort af denne type anvendes i en række indstillinger, især i forsikringsbranchen. Tanken bag et udløbskort er at tjene som et middel til at advare alle parter, der er involveret i kontrakten, om, at forholdet slutter fra en bestemt dato, medmindre der træffes passende forholdsregler for at fornye aftalen med en yderligere periode.
En af de mest almindelige anvendelser af udløbskortet findes med forsikringsdækning. Ved forskellige typer af sundheds-, bil- og livsforsikringsplaner kan en politisk opsigelsesdato inkluderes i de grundlæggende vilkår og betingelser, der styrer forholdet. Når denne dato nærmer sig, tjener udløbskortet til at minde udbyderen om, at kontraktperioden bliver nærmere, og det er tid til at diskutere fornyelse af dækningen med den forsikrede. Ved at bruge denne type tidsstyringsværktøj kan en agent altid være opmærksom på, hvilke klientpolitikker der er beregnet til udløb inden for de næste 30 dage og træffe aftaler om at kontakte disse klienter for at fornye planerne og opretholde strømmen af indtægter til forsikringen udbyder.
Sammen med sporing af opsigelsesdatoer på forsikringsplaner, kan et udløbskort også bruges som en del af processen med at spore enhver type forretningskontrakt. For eksempel kan et firma, der leverer varer eller tjenester til en klient til nedsat prisfastsættelse, bruge denne metode til at indgå nye diskussioner med klienten flere uger før denne opsigelsesdato. Dette kan være vigtigt, da det kan betyde forskellen mellem klienten, der vælger at forny til en anden periode til samme pris, eller vælge at underholde forslag fra konkurrenter.
Mens et traditionelt udløbskort er et fysisk kort, der bruges som en del af et tickler-filsystem, integrerer mange softwarepakker idéen om kortet i deres grundlæggende funktioner. En salgsdatabase kan omfatte muligheden for at oprette et virtuelt udløbskort, der indeholder grundlæggende oplysninger om en kundekontrakt, herunder opsigelsesdatoen. Slutbrugeren kan derefter indstille systemet til at generere en advarsel et bestemt tidsrum inden kontraktens opsigelse, hvilket gør det nemt at planlægge et telefonopkald eller e-mail til klienten og begynde at arbejde på at forny aftalen. Indtil opgaven er afsluttet eller afvist, fortsætter systemet ofte med at minde brugeren om, at behovet for at kontakte kunden stadig venter.