Wat is concurrerend bieden?
Wanneer een bedrijf, organisatie, regio of educatieve faciliteit op zoek is naar beleggingsdiensten, zoals boekhouding, actuariële diensten of vermogensbeheer, is er vaak een concurrerend biedingsproces dat zich ontvouwt. Vooral voor openbare instellingen zoals een pensioenfonds of een universiteitskapitaal is er een niveau van verantwoordelijkheid dat moet worden bereikt voor beslissingen die worden genomen. Op bedrijfsniveau geldt dit ook omdat een raad van bestuur het management verantwoordelijk zal houden voor genomen beslissingen. Het concurrerende biedproces is een manier om een transparante methode voor het verkrijgen van externe serviceproviders te behouden die eerlijk blijft en die, wanneer succesvol uitgevoerd, zal leiden tot de selectie van de juiste leverancier.
Competitief bieden begint vaak met een aanvraag tot het indienen van voorstellen (RFP), die wordt uitgegeven door de entiteit die financiële diensten zoekt of door een externe consultant die het zoekproces beheert. Een document wordt vrijgegeven voor het publiek of alleen op uitnodiging. Kwalificaties voor het contract zijn uiteengezet in de RFP, en bijgevolg reageren meestal gekwalificeerde bedrijven op de uitnodiging in het concurrerende biedproces. Om ervoor te zorgen dat dienstverleners efficiënt kunnen reageren, wordt er een vraag-en-antwoordperiode (Q&A) ingesteld tussen de bieders en de emittent of consultant. Na die Q & A-periode wordt een deadline voor indieningen afgedwongen.
In een open concurrerend biedproces kunnen de ontvangen inzendingen van de serviceprovider door anderen worden bekeken. Een gesloten biedproces is minder openbaar en alleen bepaalde personen krijgen toegang tot inschrijvingen in dit type proces. Vaak worden de Q & A-resultaten geplaatst voor andere bieders om te zien of ze met vergelijkbare vragen worden geconfronteerd.
Na de indieningstermijn worden alle inzendingen beoordeeld. Afhankelijk van de pool van inzendingen, kan de tijd die nodig is om te beoordelen variëren. Er wordt een korte lijst gemaakt van de in aanmerking komende bedrijven die het beste voldoen aan de criteria in de RFP, waardoor het concurrerende biedproces wordt beperkt. Bedrijven die op een shortlist voorkomen, kunnen op de vergaderingen van de uitgevende instelling worden uitgenodigd om de aangeboden producten en diensten beter toe te lichten en te reageren op eventuele zorgen of vragen van de uitgevende instelling met betrekking tot strategie, vergoedingen of andere problemen.
Het concurrerende biedproces is voorbij wanneer een dienstverlener het contract ontvangt. Vaak zijn er, zelfs nadat de winnaar is geselecteerd, enkele onderhandelingen die moeten worden afgerond. In het geval dat de laatste onderhandelingen mislukken, kiest een emittent vaak een tweede bieder om in plaats daarvan het contract te krijgen.