Hva er konkurransedyktig budgivning?

Når et selskap, organisasjon, region eller utdanningsanlegg leter etter investeringstjenester, for eksempel regnskap, aktuarmessige tjenester eller kapitalforvaltning, er det ofte en konkurransedyktig anbudsprosess som utspiller seg. Spesielt for offentlige institusjoner som et pensjonsfond eller begravelse fra universitetet, er det et nivå av ansvarlighet som må nås for beslutninger som tas. På bedriftsnivå gjelder dette også fordi et styre vil holde ledelsen ansvarlig for beslutninger som tas. Konkurransedyktig anbudsprosess er en måte å opprettholde en gjennomsiktig metode for å anskaffe tredjeparts tjenesteleverandører som forblir rettferdig og som, når det gjøres vellykket, vil føre til valg av den aktuelle leverandøren.

Konkurransedyktig budgivning begynner ofte med en forespørsel om forslag (RFP), som utstedes av enheten som søker finansielle tjenester eller av en ekstern konsulent som administrerer søkeprosessen. Et dokument frigis enten til publikum eller bare på invitasjon. Kvalifikasjoner for kontrakten er beskrevet i RFP, og som et resultat svarer for det meste kvalifiserte firmaer på invitasjonen i den konkurrerende anbudsprosessen. For at tjenesteleverandørene skal svare effektivt, vil det bli opprettet en spørsmål-og-svar-periode (spørsmål og svar) mellom budgivere og utsteder eller konsulent. Etter den spørsmål og svarperioden blir en frist for innleveringer håndhevet.

I en åpen konkurransedyktig anbudsprosess er tjenesteleverandørens oppføringer som er mottatt tilgjengelige for andre å se på. En lukket konkurransedyktig anbudsprosess er mindre offentlig, og bare visse personer får tilgang til oppføringer i denne typen prosesser. Ofte blir spørsmål og svar lagt ut for andre budgivere for å se om de står overfor lignende spørsmål.

Etter innleveringsfristen blir alle oppføringene gjennomgått. Basert på bassenget med innleveringer, vil varigheten av tiden det tar å gjennomgå variere. Det lages en kort liste over de kvalifiserende firmaene som best oppfyller kriteriene i RFP, og reduserer den konkurrerende anbudsprosessen. Bedrifter som vises på en kort liste kan bli invitert til utstederens møter for å bedre forklare produktene og tjenestene som tilbys og å svare på eventuelle bekymringer eller spørsmål som utsteder kan ha angående strategi, gebyrer eller andre bekymringer.

Konkurransedyktig anbudsprosess er over når en tjenesteleverandør får kontrakten. Ofte, selv etter at vinneren er valgt, er det noen forhandlinger som må avsluttes. I tilfelle de endelige forhandlingene mislykkes, vil en utsteder ofte velge en løpende budgiver for å få kontrakten i stedet.