Wat is elektronische facturering?
Elektronische facturering is een vorm van geautomatiseerde facturering en factuurbetaling, waarbij de ontvanger een factuur ontvangt en betaalt via een geautomatiseerd, online systeem. Dit is een relatief nieuwe vorm van facturering. In het verleden was papieren facturering de norm; klanten moesten rekeningen betalen door cheques te schrijven. Tegenwoordig beheren factureringssoftware en factureringswebsites facturen en betalingen automatisch en elektronisch.
Klanten factureren via internet bespaart een bedrijf geld. Over het algemeen is elektronische facturering effectiever, nauwkeuriger en sneller dan facturering via een papieren factuur. E-facturering, zoals het gewoonlijk wordt genoemd, legt de naam, het adres en de accountgegevens van de klant vast om de e-factuur te maken. De klant logt vervolgens online in op zijn of haar account en betaalt de rekening door een creditcardnummer in te voeren.
Soms kan de klant de e-factuur afdrukken, een cheque uitschrijven en de betaling versturen. Dit proces duurt langer vanwege het postbezorgsysteem en het feit dat een mens de rekening handmatig moet verwerken. Sommige elektronische factureringssystemen drukken de facturen voor klanten automatisch af en laten ze door een machine in enveloppen worden geplaatst en verzonden. Nogmaals, dit proces duurt langer dan dat klanten de rekening online betalen.
E-facturering wordt door veel bedrijven over de hele wereld aangeboden. Veel van deze geautomatiseerde factureringssystemen stellen klanten in staat om het bedrijf automatisch geld van hun rekeningen te laten aftrekken. Dit bespaart de klant tijd en helpt de kans te elimineren dat rekeningen te laat worden betaald. Ter herinnering, sommige bedrijven e-mailen klanten om hen te laten weten dat hun rekeningen verschuldigd zijn. De klant kan vervolgens beslissen om de rekening online te betalen, een cheque te sturen of automatische betalingen in te stellen.
Klanten geven steeds vaker de voorkeur aan facturen online te betalen. Het bespaart de kosten van papieren cheques, de tijd van schrijven en de portokosten. Ze hoeven zich niet langer zorgen te maken over het te laat betalen van rekeningen, zolang ze geld op hun bankrekening hebben.
Over het algemeen zal een bedrijf dat een elektronisch factureringssysteem opzet, op de lange termijn geld besparen. Ze hoeven werknemers niet te betalen om rekeningen handmatig te verwerken. Ze zullen ook geld besparen op verzendkosten als ze ervoor kiezen om facturen naar klanten te e-mailen. Sommige systemen hebben een maandelijkse vergoeding die het bedrijf moet betalen. De initiële investering van het opzetten van een elektronisch bezorgsysteem kan aanzienlijk zijn, maar het rendement van de investering is over het algemeen goed genoeg om dit in korte tijd te compenseren.