Wat is werknemersvergoeding?
Het is soms nodig dat een medewerker bepaalde kosten maakt om dagelijks zaken te doen. Het besturen van een persoonlijk voertuig om boodschappen te doen of om verkoopgesprekken te voeren is soms noodzakelijk, maar het kan een kostbare kost zijn als een medewerker er zelf voor moet betalen. Van tijd tot tijd moeten personen ook kantoorbenodigdheden kopen of materiaal ophalen voor een campagne of project en persoonlijke middelen gebruiken om de items te betalen. Wanneer dit soort kosten zich voordoen, bieden de meeste bedrijven werknemersvergoeding aan.
Naast tastbare zakelijke aankopen worden lokale reiskosten vaak opgenomen in een onkostennota voor de vergoeding van werknemers. Compensatie voor kilometers, parkeergelden en soortgelijke uitgaven komt meestal in aanmerking. Evenzo worden zakelijke reizen buiten de stad ook vaak vergoed. Incidentals zoals vliegtickets, taxiritten, fooien, huurautokosten, hotelaccommodaties en uit eten gaan in restaurants kunnen allemaal worden gedekt door een werkgeverscompensatieplan.
Medewerkers moeten er echter een punt van maken om het beleid voor de vergoeding van werknemers te begrijpen voordat ze hun eigen geld uitgeven. Een bedrijf heeft meestal specifieke criteria die aangeven welke uitgaven een bedrijfseigenaar bereid is te dekken. Veel uitgaven moeten vooraf worden goedgekeurd om te voorkomen dat mensen ongeoorloofde aankopen doen, zoals een nieuw bureau, en dan verwachten dat een bedrijf ervoor betaalt.
Aangezien bedrijfseigenaren meestal interne budgetten instellen, kunnen dure items die niet zijn geautoriseerd, een enorme last vormen voor de financiën van een bedrijf. Mensen die zich niet houden aan het vergoedingsbeleid voor werknemers, zullen waarschijnlijk hun terugbetalingsaanvragen afwijzen. Hetzelfde kan ook gelden voor buitensporige telefoonkosten of andere kosten die een aanvaardbare vergoeding overschrijden.
Aan het einde van elke maand zijn medewerkers meestal verplicht om hun managers volledige kostenrapporten te bezorgen. In dit gestandaardiseerde formulier worden meestal alle zakelijke uitgaven vermeld die hij tijdens de maand heeft gemaakt. Hij moet de reden voor de financiële uitgave en alle bijbehorende opdrachtnummers of andere indicatoren vermelden wanneer deze betrekking hebben op een specifieke klant of project.
Alle overeenkomstige ontvangsten die gedurende de maand zijn verzameld, moeten bij het verzoek om terugbetaling van de werknemer worden gevoegd. Bovendien moeten schriftelijke machtigingen ook worden ingediend voor verificatie van vooraf goedgekeurde, legitieme uitgaven. Voordat rapporten en bonnen worden ingeleverd, is het verstandig voor medewerkers om kopieën te maken van alles voor het geval het papierwerk van de werkgever verloren gaat of zoek raakt.