Co je to náhrada zaměstnancům?

Někdy je nezbytné, aby zaměstnanec vynaložil určité výdaje, aby mohl podnikat každý den. Řízení osobního vozidla za účelem provozování společnosti nebo provádění obchodních hovorů je někdy nezbytné, ale může to být nákladné, pokud za něj musí zaměstnanec platit sám. Jednotlivci mohou čas od času také potřebovat koupit kancelářské potřeby nebo vyzvednout materiál pro kampaň nebo projekt a použít osobní prostředky k zaplacení za zboží. Pokud tyto náklady vzniknou, většina společností nabízí zaměstnancům náhradu.

Kromě hmotných obchodních nákupů jsou místní cestovní náklady často zahrnuty do výkazu výdajů za úhradu zaměstnancům. Náhrada za ujeté kilometry, parkovací poplatky a podobné náklady se obvykle kvalifikují. Stejně tak se často hradí i cesty za městem související s podnikáním. V rámci kompenzačního plánu zaměstnavatele mohou být zahrnuty případy, jako jsou letenky, jízda na taxíku, odměny, náklady na pronájem automobilu, ubytování v hotelu a stravování v restauracích.

Zaměstnanci by však měli pochopit zásady proplácení zaměstnanců, než utratí vlastní peníze. Společnost má obvykle zavedena specifická kritéria, která stanoví, jaké výdaje je majitel podniku ochoten pokrýt. Mnoho výdajů musí být schváleno předem, aby lidé nemohli provádět neautorizované nákupy, jako je například nová kancelářská kancelář, a poté očekávat, že společnost za to zaplatí.

Protože vlastníci podniků obvykle nastavují interní rozpočty, drahé položky, které nejsou autorizovány, mohou představovat velkou zátěž pro finance společnosti. Lidé, kteří nedodržují zásady proplácení zaměstnanců, budou pravděpodobně mít zamítnuté žádosti o proplacení. Totéž může platit i pro nadměrné telefonní poplatky nebo jiné náklady, které přesahují přijatelný limit.

Na konci každého měsíce jsou zaměstnanci obvykle povinni poskytnout svým manažerům vyplněné zprávy o výdajích. Tento standardizovaný formulář je místem, kde jednotlivec obvykle uvádí všechny obchodní výdaje, které mu během měsíce vznikly. Měl by uvést důvod pro finanční výdaje a všechna přidružená čísla pracovních míst nebo jiné ukazatele, pokud se týkají konkrétního klienta nebo projektu.

Všechny odpovídající příjmy vybrané v průběhu měsíce by měly být přiloženy k žádosti o úhradu zaměstnancům. Jakákoli písemná oprávnění by měla být rovněž předložena k ověření předem schválených oprávněných výdajů. Před odevzdáním výkazů a příjmů je moudré, aby si zaměstnanci vytvořili kopie všeho v případě, že by papírování zaměstnavatele bylo ztraceno nebo ztraceno.