Hvad er medarbejdergodtgørelse?
Det er undertiden nødvendigt for en medarbejder at pådrage sig visse udgifter for at kunne udføre forretninger dagligt. Det er sommetider nødvendigt at køre et personligt køretøj for at køre firmaets ærinder eller foretage salgsopkald, men det kan være en kostbar udgift, hvis en medarbejder skal betale for det alene. Fra tid til anden kan personer muligvis også købe kontorartikler eller hente materiale til en kampagne eller projekt og bruge personlige midler til at betale for varerne. Når disse typer udgifter opstår, tilbyder de fleste virksomheder godtgørelse til ansatte.
Ud over håndgribelige erhvervskøb medtages lokale rejseomkostninger ofte i en udgiftsrapport for medarbejdergodtgørelse. Kompensation for kilometertal, parkeringsafgift og lignende udgifter kvalificeres normalt. Ligeledes refunderes ofte forretningsrejsende uden for byen ofte. Tilfælde såsom flybillet, taxa-kørsel, drikkepenge, udgifter til lejebiler, hotelophold og spisning på restauranter kan alle være omfattet af en arbejdsgivers kompensationsplan.
Ansatte bør dog gøre det til et punkt at forstå medarbejdernes refusionspolitik, inden de bruger nogen af deres egne penge. Et firma har normalt specifikke kriterier, der skitserer hvilke udgifter en virksomhedsejer er villig til at dække. Mange udgifter skal godkendes på forhånd for at forhindre folk i at foretage uautoriserede køb, f.eks. Et nyt kontor, og derefter forvente, at et firma skal betale for det.
Da virksomhedsejere normalt sætter interne budgetter, kan dyre poster, der ikke er autoriseret, lægge en enorm byrde på en virksomheds økonomi. Mennesker, der ikke følger medarbejdernes godtgørelsespolitikker, vil sandsynligvis få deres anmodninger om tilbagebetaling afvist. Det samme kan også være tilfældet for store telefonomkostninger eller andre omkostninger, der overstiger en acceptabel kvote.
Ved udgangen af hver måned er medarbejderne normalt forpligtet til at give deres ledere afsluttede udgiftsrapporter. Denne standardiserede form er, hvor en person typisk viser alle de forretningsudgifter, han har afholdt i løbet af måneden. Han skal medtage årsagen til det økonomiske udlæg og eventuelle tilknyttede jobnumre eller andre indikatorer, når det vedrører en bestemt klient eller et projekt.
Alle de tilsvarende kvitteringer, der indsamles i løbet af måneden, skal vedlægges anmodningen om refusion af medarbejdere. Derudover skal alle skriftlige tilladelser også indsendes til verifikation af forud godkendte, legitime udgifter. Inden du indberetter rapporter og kvitteringer, er det klogt af medarbejderne at kopiere alt, hvis arbejdsgiverens papirarbejde nogensinde går tabt eller forkert placeret.