Qu'est-ce que le remboursement des employés?
Il est parfois nécessaire qu'un employé engage certaines dépenses pour mener ses activités au quotidien. Conduire un véhicule personnel pour faire des courses ou faire des visites commerciales est parfois nécessaire, mais cela peut être une dépense coûteuse si un membre du personnel doit le payer lui-même. De temps en temps, des personnes peuvent également avoir besoin d'acheter des fournitures de bureau ou de ramasser du matériel pour une campagne ou un projet, et utiliser leurs fonds personnels pour payer les articles. Lorsque ces types de dépenses se produisent, la plupart des entreprises proposent le remboursement des employés.
En plus des achats professionnels tangibles, les frais de déplacement locaux sont souvent inclus dans un rapport de dépenses pour le remboursement des employés. Les compensations pour le kilométrage, les frais de stationnement et autres dépenses similaires sont généralement admissibles. De même, les voyages d’affaires à l’extérieur de la ville sont souvent remboursés. Les frais accessoires, tels que les billets d'avion, les trajets en taxi, les pourboires, les frais de location de voiture, les chambres d'hôtel et les repas pris au restaurant peuvent tous être couverts par le régime de compensation de l'employeur.
Les membres du personnel doivent toutefois comprendre la politique de remboursement des employés avant de dépenser leur propre argent. Une entreprise a généralement mis en place des critères spécifiques décrivant les dépenses qu'un propriétaire d'entreprise est disposé à couvrir. De nombreuses dépenses doivent être approuvées à l'avance pour empêcher les personnes de faire des achats non autorisés, telles qu'un nouveau bureau, et de s'attendre ensuite à ce que l'entreprise les paye.
Étant donné que les propriétaires d'entreprise établissent généralement des budgets internes, des articles coûteux non autorisés peuvent imposer un fardeau énorme aux finances de l'entreprise. Les personnes qui ne suivent pas les politiques de remboursement des employés verront probablement leurs demandes de remboursement refusées. Il en va de même pour les frais de téléphone excessifs ou d’autres coûts dépassant une indemnité acceptable.
À la fin de chaque mois, les membres du personnel sont généralement tenus de fournir à leurs responsables des rapports de dépenses complets. Ce formulaire standard permet à un individu de répertorier généralement toutes les dépenses qu’il a engagées au cours du mois. Il doit inclure la raison de la dépense financière et tout numéro de travail associé ou autre indicateur lorsqu'il est lié à un client ou à un projet spécifique.
Tous les reçus correspondants recueillis au cours du mois doivent être joints à la demande de remboursement de l'employé. En outre, toute autorisation écrite doit également être soumise pour vérification des dépenses légitimes pré-approuvées. Avant de remettre les rapports et les reçus, il est sage que les membres du personnel fassent des copies de tout au cas où les documents de l'employeur seraient perdus ou égarés.