Hva er ansattes refusjon?

Noen ganger er det nødvendig for en ansatt å pådra seg visse utgifter for å kunne drive virksomhet på daglig basis. Det er noen ganger nødvendig å kjøre et personlig kjøretøy for å drive firmafeil eller ringe salg, men det kan være en kostbar kostnad hvis en ansatt må betale for det på egen hånd. Fra tid til annen kan enkeltpersoner også måtte kjøpe kontorrekvisita eller hente materiell til en kampanje eller prosjekt og bruke personlige midler til å betale for varene. Når denne typen utgifter oppstår, tilbyr de fleste selskaper refusjon av ansatte.

I tillegg til håndgripelige virksomhetskjøp, er lokale reisekostnader ofte inkludert i en utgiftsrapport for refusjon av ansatte. Kompensasjon for kjørelengde, parkeringsavgift og lignende utgifter kvalifiserer vanligvis. På samme måte blir forretningsrelaterte reiser utenbys ofte refusert. Tilfeller som flybillett, taxibilturer, drikkepenger, leiebilkostnader, hotellovernatting og servering på restauranter kan alle dekkes av en arbeidsgivers kompensasjonsplan.

Ansatte bør imidlertid gjøre det til et poeng å forstå de ansattes refusjonspolitikk før de bruker noen av sine egne penger. Et selskap har vanligvis spesifikke kriterier som skisserer hvilke utgifter en bedriftseier er villig til å dekke. Mange utgifter må godkjennes på forhånd for å forhindre at folk foretar uautoriserte kjøp, for eksempel et nytt kontorpult, og deretter forventer at et selskap skal betale for det.

Siden bedriftseiere vanligvis setter interne budsjetter, kan dyre varer som ikke er autorisert, legge en stor belastning på selskapets økonomi. Personer som ikke følger refusjonspolitikk for ansatte, vil sannsynligvis få forespørsler om tilbakebetaling avvist. Det samme kan også være tilfelle for store telefonavgifter eller andre kostnader som overstiger et akseptabelt godtgjørelse.

På slutten av hver måned er det vanligvis pålagt ansatte å gi lederne sine fullførte utgiftsrapporter. Dette standardiserte skjemaet er der en person typisk viser alle forretningsutgiftene han pådro seg i løpet av måneden. Han bør inkludere årsaken til det økonomiske utlegget og eventuelle tilknyttede stillingsnummer eller andre indikatorer når det gjelder en bestemt klient eller prosjekt.

Alle de tilsvarende kvitteringene som samles inn gjennom hele måneden, bør vedlegges ansattes refusjonsforespørsel. I tillegg bør eventuelle skriftlige autorisasjoner sendes inn for bekreftelse av forhåndsgodkjente, legitime utgifter. Før du sender inn rapporter og kvitteringer, er det lurt av ansatte å lage kopier av alt i tilfelle arbeidsgivers papirarbeid noen gang blir tapt eller feilplassert.