Che cos'è il rimborso dei dipendenti?

Talvolta è necessario che un dipendente sostenga determinate spese per condurre gli affari su base giornaliera. Guidare un veicolo personale per eseguire commissioni aziendali o effettuare chiamate di vendita è talvolta necessario, ma può essere una spesa costosa se un membro dello staff deve pagarlo da solo. Di tanto in tanto, le persone potrebbero anche aver bisogno di acquistare forniture per ufficio o raccogliere materiali per una campagna o un progetto e utilizzare fondi personali per pagare gli articoli. Quando si verificano questi tipi di spese, la maggior parte delle aziende offre rimborsi ai dipendenti.

Oltre agli acquisti commerciali tangibili, le spese di viaggio locali sono spesso incluse in una nota spese per il rimborso dei dipendenti. Il risarcimento per chilometraggio, tasse di parcheggio e spese simili di solito si qualifica. Allo stesso modo, anche i viaggi d'affari fuori città vengono spesso rimborsati. Incidenti come biglietti aerei, corse in taxi, mance, costi di noleggio auto, sistemazioni in hotel e ristoranti nei ristoranti possono essere coperti dal piano di compensazione di un datore di lavoro.

I membri del personale dovrebbero cercare di comprendere la politica di rimborso dei dipendenti prima di spendere il proprio denaro. Una società di solito ha criteri specifici in atto che delinea le spese che un imprenditore è disposto a coprire. Molte spese devono essere approvate in anticipo per impedire alle persone di effettuare acquisti non autorizzati, come una nuova scrivania, e quindi aspettarsi che una società paghi per questo.

Dal momento che i proprietari delle aziende di solito stabiliscono budget interni, gli articoli costosi che non sono autorizzati possono comportare un onere enorme per le finanze di un'azienda. Le persone che non seguono le politiche di rimborso dei dipendenti avranno probabilmente rifiutato le loro richieste di rimborso. Lo stesso può valere anche per spese telefoniche eccessive o altri costi che superano un'indennità accettabile.

Alla fine di ogni mese, i membri dello staff sono generalmente tenuti a fornire ai propri manager le note spese complete. Questo modulo standard è dove un individuo in genere elenca tutte le spese aziendali sostenute durante il mese. Dovrebbe includere il motivo dell'esborso finanziario e qualsiasi numero di lavoro associato o altri indicatori quando si riferisce a un cliente o progetto specifico.

Tutte le entrate corrispondenti raccolte durante il mese devono essere allegate alla richiesta di rimborso del dipendente. Inoltre, eventuali autorizzazioni scritte devono essere presentate per la verifica di spese legittime pre-approvate. Prima di consegnare rapporti e ricevute, è consigliabile che i membri del personale facciano copie di tutto nel caso in cui i documenti del datore di lavoro vengano persi o smarriti.