Co to jest zwrot kosztów dla pracowników?

Czasami konieczne jest, aby pracownik poniósł pewne wydatki w celu codziennego prowadzenia działalności. Prowadzenie samochodu osobowego w celu załatwiania spraw służbowych lub wykonywania połączeń telefonicznych jest czasem konieczne, ale może być kosztownym wydatkiem, jeśli członek personelu musi sam za niego zapłacić. Od czasu do czasu osoby mogą także potrzebować zakupu materiałów biurowych lub materiałów do kampanii lub projektu i użyć środków osobistych na opłacenie przedmiotów. Kiedy występują tego rodzaju wydatki, większość firm oferuje zwrot kosztów pracownikom.

Oprócz konkretnych zakupów biznesowych, lokalne koszty podróży są często uwzględniane w raporcie wydatków w celu zwrotu kosztów pracownikom. Rekompensata za przebieg, opłaty parkingowe i podobne wydatki zwykle kwalifikują się. Podobnie często podróże służbowe poza miastem są również refundowane. Przypadki takie jak przelot, przejazdy taksówkami, napiwki, koszty wynajmu samochodu, zakwaterowanie w hotelu i posiłki w restauracji mogą być objęte ubezpieczeniem pracodawcy.

Członkowie personelu powinni jednak zrozumieć zasadę zwrotu kosztów pracownikom przed wydaniem jakichkolwiek własnych pieniędzy. Firma zwykle ma określone kryteria, które określają, jakie wydatki właściciel firmy jest w stanie pokryć. Wiele wydatków musi zostać uprzednio zatwierdzonych, aby zapobiec dokonywaniu nieautoryzowanych zakupów, np. Nowe biuro, a następnie oczekiwanie, że firma za to zapłaci.

Ponieważ właściciele firm zwykle ustalają budżety wewnętrzne, drogie przedmioty, które nie są autoryzowane, mogą stanowić ogromne obciążenie dla finansów firmy. Osoby nieprzestrzegające zasad zwrotu kosztów pracownikom prawdopodobnie zostaną odrzucone. To samo może dotyczyć również nadmiernych opłat telefonicznych lub innych kosztów, które przekraczają dopuszczalny limit.

Pod koniec każdego miesiąca pracownicy są zwykle zobowiązani do dostarczenia swoim menedżerom kompletnych raportów z wydatków. W tej znormalizowanej formie osoba zazwyczaj wymienia wszystkie wydatki biznesowe poniesione w ciągu miesiąca. Powinien podać przyczynę nakładów finansowych i wszelkie związane z nimi liczby miejsc pracy lub inne wskaźniki, jeśli dotyczą konkretnego klienta lub projektu.

Wszystkie odpowiednie rachunki zebrane w ciągu miesiąca powinny być dołączone do wniosku o zwrot kosztów przez pracownika. Ponadto wszelkie pisemne zezwolenia należy również przesłać w celu weryfikacji wstępnie zatwierdzonych, uzasadnionych wydatków. Przed oddaniem raportów i paragonów mądrze jest sporządzić kopie wszystkiego na wypadek zgubienia lub zgubienia dokumentów pracodawcy.