O que é reembolso de funcionário?
Às vezes, é necessário que um funcionário incorra em certas despesas para realizar negócios diariamente. Às vezes, é necessário dirigir um veículo pessoal para fazer recados da empresa ou fazer chamadas de vendas, mas pode ser uma despesa cara se um membro da equipe tiver que pagar por isso sozinho. De tempos em tempos, as pessoas também podem precisar comprar material de escritório ou pegar materiais para uma campanha ou projeto e usar fundos pessoais para pagar pelos itens. Quando esses tipos de despesas ocorrem, a maioria das empresas oferece reembolso aos funcionários.
Além de compras comerciais tangíveis, os custos de viagens locais são frequentemente incluídos em um relatório de despesas para reembolso de funcionários. Compensação por quilometragem, taxas de estacionamento e despesas semelhantes geralmente se qualificam. Da mesma forma, viagens relacionadas a negócios fora da cidade também são frequentemente reembolsadas. As despesas acessórias, como passagem aérea, táxi, gratificação, aluguel de carro, acomodação em hotel e refeições em restaurantes, podem ser cobertas pelo plano de remuneração de um empregador.
No entanto, os funcionários devem fazer questão de entender a política de reembolso dos funcionários antes de gastar seu próprio dinheiro. Uma empresa geralmente possui critérios específicos que descrevem as despesas que um empresário está disposto a cobrir. Muitas despesas precisam ser aprovadas com antecedência para impedir que as pessoas façam compras não autorizadas, como uma nova mesa de escritório, e depois esperem que uma empresa pague por isso.
Como os empresários geralmente estabelecem orçamentos internos, itens caros que não são autorizados podem sobrecarregar as finanças de uma empresa. As pessoas que não seguem as políticas de reembolso de funcionários provavelmente terão seus pedidos de reembolso recusados. O mesmo pode ser verdade para tarifas telefônicas excessivas ou outros custos que excedam um limite aceitável.
No final de cada mês, os funcionários geralmente são obrigados a fornecer aos gerentes relatórios de despesas concluídos. Este formulário padronizado é o local em que um indivíduo geralmente lista todas as despesas comerciais incorridas durante o mês. Ele deve incluir o motivo do desembolso financeiro e qualquer número de trabalho associado ou outros indicadores quando se trata de um cliente ou projeto específico.
Todos os recibos correspondentes coletados ao longo do mês devem ser anexados à solicitação de reembolso do funcionário. Além disso, quaisquer autorizações por escrito também devem ser enviadas para verificação de despesas legítimas pré-aprovadas. Antes de entregar relatórios e recibos, é aconselhável que os funcionários façam cópias de tudo, caso a documentação do empregador seja perdida ou extraviada.