O que é o reembolso dos funcionários?
Às vezes é necessário que um funcionário incorra em certas despesas para conduzir negócios diariamente. Dirigir um veículo pessoal para executar recados da empresa ou fazer chamadas de vendas às vezes é necessário, mas pode ser uma despesa cara se um membro da equipe tiver que pagar por conta própria. De tempos em tempos, os indivíduos também podem precisar comprar material de escritório ou pegar materiais para uma campanha ou projeto e usar fundos pessoais para pagar pelos itens. Quando esses tipos de despesas ocorrem, a maioria das empresas oferece reembolso de funcionários.
Além das compras tangíveis de negócios, os custos de viagem locais geralmente são incluídos em um relatório de despesas para o reembolso dos funcionários. A compensação pela quilometragem, taxas de estacionamento e despesas semelhantes geralmente se qualifica. Da mesma forma, as viagens relacionadas aos negócios fora da cidade também são frequentemente reembolsadas. Incidentais como passagem aérea, passeios de táxi, gratificações, custos de aluguel de carros, acomodações de hotéis e jantar em restaurantes podem estar todos cobertos por um empregador CoPlano de Mensação.
Os funcionários devem fazer questão de entender a política de reembolso dos funcionários antes de gastar qualquer um de seu próprio dinheiro. Uma empresa geralmente possui critérios específicos que descrevem o que os gastos que um empresário está disposto a cobrir. Muitas despesas devem ser aprovadas com antecedência para impedir que as pessoas façam compras não autorizadas, como uma nova mesa de escritório e, em seguida, esperando que uma empresa pague por isso.
Como os empresários geralmente estabelecem orçamentos internos, itens caros que não estão autorizados podem colocar um enorme fardo nas finanças de uma empresa. As pessoas que não seguem políticas de reembolso dos funcionários provavelmente terão seus pedidos de reembolso. O mesmo também pode ser verdadeiro para cobranças telefônicas excessivas ou outros custos que excedem um subsídio aceitável.
No final de cada mês, os funcionários geralmente são obrigados a fornecer sua manaGers com relatórios de despesas concluídos. Este formulário padronizado é onde um indivíduo normalmente lista todas as despesas comerciais que ele incorriu durante o mês. Ele deve incluir o motivo do desembolso financeiro e qualquer número de trabalho associado ou outros indicadores quando se refere a um cliente ou projeto específico.
Todos os recibos correspondentes coletados ao longo do mês devem ser anexados à solicitação de reembolso do funcionário. Além disso, quaisquer autorizações por escrito também devem ser enviadas para verificação de despesas legítimas pré-aprovadas. Antes de entregar relatórios e recibos, é aconselhável que os funcionários façam cópias de tudo, caso a papelada do empregador seja perdida ou extraviada.