Wat is IT-kostenbeheer?
Informatietechnologie (IT) -kostenbeheer, ook bekend als IT-kostenberekening, is een uitgebreide financiële methode voor het beheersen van IT-gerelateerde uitgaven. Dit omvat de evaluatie, schatting en analyse van de IT-uitgaven van een organisatie, zoals bijvoorbeeld computertechnologie en salarissen van werknemers. Informatie- en communicatietechnologieën zijn essentiële componenten van de infrastructuur van een organisatie. IT-kostenbeheer is essentieel omdat het een strategisch overzicht biedt van alle uitgaven met betrekking tot informatietechnologie, en het is vereist voor operationele efficiëntie en organisatorisch succes.
Voor een bedrijf, inclusief een bestaand bedrijf of startende bedrijven, is IT-kostenbeheer een belangrijk onderdeel van zijn strategisch bedrijfsplan, dat een fundamenteel onderdeel is van een functioneel bedrijf. Binnen het strategische businessplan omvat het gedeelte voor IT-kostenbeheer uitgavenbewaking van verschillende IT-gerelateerde gebieden, waaronder aankopen van computertechnologie, arbeidskosten van werknemers, indirecte uitgaven en overheadkosten voor technologie. Een goed voorbeeld van technologische overhead is de aanhoudende kosten van een internetverbinding, waarvan de aanwezigheid essentieel is in hedendaagse organisaties. Een voorbeeld van arbeidskosten van werknemers zijn de uitgaven in verband met de menselijke werking van de IT-afdeling, zoals de salarissen van een netwerkingenieur en een softwareontwikkelaar.
Als een bedrijf zich bijvoorbeeld niet bezighoudt met IT-kostenbeheer, kan dit leiden tot de ondergang van de onderneming. Binnen een businessplan zijn toekomstige schattingen opgenomen met betrekking tot IT-gerelateerde uitgaven. Een businessplan omvat doorgaans vijfjarige financiële projecties. De financiële cijfers binnen de IT-kostenbeheerscomponent van een businessplan zijn afhankelijk van het jaarlijkse budget van het bedrijf. Als het gedeelte voor het beheren van IT-kosten niet synchroon loopt met de rest van het bedrijfsplan, kan dit voor een bedrijf grote cashflowproblemen veroorzaken.
Softwaretoepassingen zoals spreadsheets en gespecialiseerde accountancyprogramma's worden veel gebruikt op het gebied van IT-kostenbeheer. Welke personen omgaan met het beheer van IT-kosten hangt af van de aard van een organisatie. Een directeur van een nieuw bedrijf kan bijvoorbeeld als enige verantwoordelijk zijn voor het opstellen van de IT-kostenbeheerstrategie. Een volwassen en groot bedrijf kan echter een volledige boekhoudafdeling hebben die zich uitsluitend richt op IT-kostenbeheer. Transnationale bedrijven, die elk jaar veel geld uitgeven aan technologie, vallen in deze categorie.