Co to jest zarządzanie kosztami IT?
Zarządzanie kosztami technologii informatycznych (IT), zwane także rachunkowością kosztów IT, to kompleksowa metodologia finansowa do kontroli wydatków związanych z IT. Obejmuje to ocenę, oszacowanie i analizę wydatków informatycznych organizacji, które mogą obejmować na przykład technologię komputerową i wynagrodzenia pracowników. Technologie informacyjne i komunikacyjne są istotnymi komponentami infrastruktury organizacji. Zarządzanie kosztami IT jest niezbędne, ponieważ zapewnia strategiczny przegląd wszystkich wydatków związanych z technologią informatyczną i jest wymagane dla wydajności operacyjnej i sukcesu organizacyjnego.
W przypadku korporacji biznesowej, w tym istniejącej firmy lub firm rozpoczynających działalność, zarządzanie kosztami IT jest głównym składnikiem strategicznego biznesplanu, który jest podstawowym elementem funkcjonalnej korporacji biznesowej. W ramach strategicznego biznesplanu część zarządzania kosztami IT obejmie monitorowanie wydatków w kilku obszarach związanych z IT, w tym zakupy technologii komputerowej, koszty pracy pracowników, wydatki pośrednie i koszty ogólne technologii. Jednym z najlepszych przykładów narzutu technologii są bieżące koszty połączenia z Internetem, których obecność jest niezbędna we współczesnych organizacjach. Przykładem kosztów pracy pracowników są wydatki związane z ludzką obsługą działu IT, takie jak wynagrodzenia inżyniera sieci i programisty.
Jeśli na przykład firma nie angażuje się w żaden poziom zarządzania kosztami IT, może to doprowadzić do upadku firmy. W biznesplanie uwzględniono przyszłe szacunki dotyczące wydatków związanych z IT. Biznesplan zazwyczaj zawiera pięcioletnie prognozy finansowe. Dane finansowe w ramach komponentu biznesowego zarządzania kosztami IT zależą od rocznego budżetu firmy. Jeśli sekcja zarządzania kosztami IT nie jest zsynchronizowana z resztą biznesplanu, może to spowodować poważne problemy z przepływami pieniężnymi dla firmy.
Aplikacje takie jak arkusze kalkulacyjne i specjalistyczne programy księgowe są szeroko wykorzystywane w obszarze zarządzania kosztami IT. To, które osoby zajmą się zarządzaniem kosztami IT, zależy od charakteru organizacji. Na przykład dyrektor nowo utworzonej spółki może ponosić wyłączną odpowiedzialność za opracowanie strategii zarządzania kosztami IT. Dojrzała i duża firma może jednak mieć cały dział księgowości, który koncentruje się wyłącznie na zarządzaniu kosztami IT. Do tej kategorii należą międzynarodowe korporacje, które zwykle wydają co roku ogromne ilości pieniędzy na technologię.