Vad är IT-kostnadshantering?
IT-kostnadshantering, även känd som IT-kostnadsredovisning, är en omfattande finansiell metod för att kontrollera IT-relaterade utgifter. Detta inkluderar utvärdering, uppskattning och analys av en organisations IT-kostnader, som till exempel kan omfatta datateknologi och anställdas löner. Informations- och kommunikationsteknik är viktiga komponenter i en organisations infrastruktur. IT-kostnadshantering är avgörande eftersom den ger en strategisk översikt över alla utgifter relaterade till informationsteknologi, och det krävs för effektiv drift och organisatorisk framgång.
För ett företag, inklusive ett befintligt företag eller nystartade företag, är IT-kostnadshantering en viktig del av sin strategiska affärsplan, som är en grundläggande komponent i ett funktionellt företag. Inom den strategiska affärsplanen kommer IT-kostnadshanteringsdelen att omfatta utgiftsövervakning av flera IT-relaterade områden, inklusive datateknologiköp, arbetskraftskostnader, indirekta kostnader och teknikomkostnader. Ett främst exempel på en teknikomkostnad är de pågående kostnaderna för en internetanslutning, vars närvaro är nödvändig i samtida organisationer. Ett exempel på arbetskraftskostnader för anställda är utgifterna som är förknippade med den mänskliga driften av IT-avdelningen, såsom löner för en nätverksingenjör och en programutvecklare.
Om till exempel ett företag inte bedriver någon IT-kostnadshantering, kan det leda till att verksamheten försvinner. I en affärsplan ingår framtida uppskattningar avseende IT-relaterade utgifter. En affärsplan innehåller vanligtvis femåriga finansiella prognoser. De ekonomiska siffrorna inom IT-kostnadshanteringskomponenten i en affärsplan är beroende av företagets årliga budget. Om avsnittet för hantering av IT-kostnader inte kan synkroniseras med resten av affärsplanen kan detta orsaka stora kassaflödesproblem för ett företag.
Programvaror som kalkylblad och specialiserade redovisningsprogram används starkt inom IT-kostnadshantering. Vilka individer som hanterar hanteringen av IT-kostnader beror på organisationens natur. Till exempel kan en direktör för ett nyinfört företag vara ensam ansvarig för att ta fram IT-kostnadshanteringsstrategin. Ett moget och stort företag kan dock ha en hel redovisningsavdelning som enbart koncentrerar sig på IT-kostnadshantering. Transnationella företag, som vanligtvis spenderar stora mängder pengar på teknik varje år, faller inom denna kategori.