Hva er IT-kostnadsstyring?

Informasjonsteknologi (IT) kostnadsstyring, også kjent som IT-kostnadsregnskap, er en omfattende økonomisk metodikk for å kontrollere IT-relaterte utgifter. Dette inkluderer evaluering, estimering og analyse av organisasjonens IT-utgifter, som for eksempel kan omfatte datateknologi og ansattes lønn. Informasjons- og kommunikasjonsteknologier er viktige komponenter i en organisasjons infrastruktur. IT-kostnadsstyring er avgjørende fordi det gir en strategisk oversikt over alle utgifter relatert til informasjonsteknologi, og det er nødvendig for effektiv drift og organisasjonssuksess.

For et forretningsforetak, inkludert en eksisterende virksomhet eller oppstartsbedrifter, er IT-kostnadsstyring en viktig komponent i sin strategiske forretningsplan, som er en grunnleggende del av et funksjonelt forretningsforetak. Innenfor den strategiske forretningsplanen vil IT-kostnadsstyringsdelen omfatte utgiftsovervåking av flere IT-relaterte områder, inkludert datateknologikjøp, arbeidskraftskostnader, indirekte utgifter og teknologikostnader. Et hovedeksempel på en teknisk overhead er de løpende kostnadene ved en internettforbindelse, hvis tilstedeværelse er viktig i moderne organisasjoner. Et eksempel på arbeidskraftskostnader til ansatte er utgiftene knyttet til menneskelig drift av IT-avdelingen, for eksempel lønn til en nettverksingeniør og en programvareutvikler.

Hvis for eksempel et selskap ikke driver med noe nivå av IT-kostnadsstyring, kan dette føre til at virksomheten går under oppgang. I en forretningsplan er fremtidige estimater inkludert om IT-relaterte utgifter. En forretningsplan inkluderer vanligvis fem-årige økonomiske anslag. De økonomiske tallene innenfor IT-kostnadsstyringsdelen av en forretningsplan er avhengig av selskapets årlige budsjett. Hvis seksjonen for å håndtere IT-kostnader ikke er synkronisert med resten av forretningsplanen, kan dette føre til store kontantstrømproblemer for et selskap.

Programvareprogrammer som regneark og spesialiserte regnskapsprogrammer brukes sterkt innen IT-kostnadsstyring. Hvilke enkeltpersoner som håndterer styring av IT-kostnader avhenger av organisasjonens art. For eksempel kan en direktør i et nylig innarbeidet selskap være alene ansvarlig for å utforme IT-kostnadsstyringsstrategien. Et modent og stort selskap kan imidlertid ha en hel regnskapsavdeling som kun konsentrerer seg om IT-kostnadsstyring. Transnasjonale selskaper, som vanligvis bruker store mengder penger på teknologi hvert år, faller i denne kategorien.