Wat is IT-financieel beheer?
Informatietechnologie (IT) beschrijft alle diensten en componenten van computer- en telecommunicatienetwerken. Bedrijven die internet, telefoons, e-mail, netwerkservers en faxapparaten gebruiken, gebruiken IT. Een professional die IT-financieel beheer uitvoert, is verantwoordelijk voor het budgetteren van alle IT-behoeften. Zijn of haar doel is normaal gesproken om de meest optimale diensten te leveren voor de laagst mogelijke kosten. Veel experts zijn van mening dat er drie componenten zijn waarmee een professional rekening moet houden bij het uitoefenen van IT-financieel beheer: apparatuur en hardware, software en alle bijbehorende arbeid en services.
Een gemeenschappelijk doel van IT-financieel beheer is ervoor te zorgen dat alle IT-apparatuur functioneel is en op de meest kosteneffectieve manier wordt gebruikt. Veel IT-managers gebruiken trackingsystemen voor activabeheer. Voor deze systemen moeten managers vaak barcodes koppelen aan hardware die ze kunnen scannen om de status van een apparaat te lezen. Een manager kan dit systeem gebruiken om inspecties te plannen en de locatie van apparatuur te volgen.
Een IT-professional in financieel beheer moet ook een systeem ontwikkelen om software te beheren. Software beschrijft de programma's die op computers draaien. Een succesvol systeem voor het financieel beheren van software kan automatische beveiligingsupdates en functiesupgrades omvatten wanneer fabrikanten nieuwe softwareversies introduceren. Door software consequent tijdig bij te werken, kan een manager de kosten van reparaties en vervangingen verlagen.
IT-arbeid is een ander onderdeel dat door IT-professionals op het gebied van financieel beheer wordt overwogen. Managers zouden workloads en projecten kunnen overwegen om te bepalen hoeveel arbeid op een bepaald moment nodig is. Door hardware en software te inspecteren en bij te werken om storingen te voorkomen, kan een IT-manager de arbeids- en servicekosten verlagen. Goed functionerende programma's kunnen leiden tot verminderde afhankelijkheid van technici.
De drie componenten van IT-financieel beheer zijn onderling verbonden. Als een manager bijvoorbeeld geld bespaart op apparatuur door deze te inspecteren en te repareren voordat deze defect raakt, kan een groter deel van een budget worden gebruikt om optimale software te kopen. Evenzo kunnen netwerken, wanneer IT-arbeid niet effectief wordt ingezet, meer problemen ondervinden, omdat ze mogelijk niet goed worden gecontroleerd.
Professionals op het gebied van IT-financieel beheer vergelijken ook beveiligingskosten met kosten die met risico's samenhangen. Met andere woorden, een manager moet bekend zijn met risico's, zoals virussen, beveiligingslekken en systeemstoringen, zodat hij of zij kan bepalen waar een systeem het meest kwetsbaar is en wat de impact van verlies kan zijn. Een manager moet dan verschillende beveiligingsopties overwegen en er een kiezen die effectief is tegen de grootste risico's met een kost die niet teveel budget vereist. Wanneer de beveiligingskosten te hoog zijn, heeft een organisatie misschien onvoldoende middelen om effectieve IT-netwerken te ondersteunen.