Hva er IT-økonomistyring?
Informasjonsteknologi (IT) beskriver alle tjenestene og komponentene i datamaskin- og telekommunikasjonsnettverk. Bedrifter som bruker Internett, telefoner, e-post, nettverksservere og faksmaskiner bruker IT. En profesjonell som praktiserer IT-økonomistyring, er ansvarlig for å budsjettere alle IT-behov. Hans eller hennes mål er normalt å tilby de mest optimale tjenestene til lavest mulig pris. Mange eksperter mener at det er tre komponenter som en profesjonell bør vurdere når de praktiserer IT-økonomistyring: utstyr og maskinvare, programvare og alt relatert arbeidskraft og tjenester.
Et felles mål for IT-økonomistyring er å sørge for at alt IT-utstyr er funksjonelt og at det blir brukt på en mest kostnadseffektiv måte. Mange IT-ledere bruker sporingssystemer for kapitalstyring. Disse systemene krever ofte at ledere knytter strekkoder til maskinvarestykker som de kan skanne for å lese statusen til et utstyrsstykke. En leder kan bruke dette systemet til å planlegge inspeksjoner og spore plassering av utstyr.
En profesjonell IT-økonomiledelse bør også utvikle et system for å administrere programvare. Programvare beskriver programmene som kjører på datamaskiner. Et vellykket system for økonomisk styring av programvare kan inneholde automatiske sikkerhetsoppdateringer og oppgraderinger av funksjoner når produsenter introduserer nye versjoner av programvare. Ved å kontinuerlig oppdatere programvare på en riktig måte, kan en leder redusere kostnadene for reparasjoner og utskiftninger.
IT-arbeidskraft er en annen komponent som vurderes av profesjonelle innen økonomistyring. Ledere kan vurdere arbeidsmengder og prosjekter for å bestemme hvor mye arbeidskraft som trengs på et gitt tidspunkt. Ved å inspisere og oppdatere maskinvare og programvare for å unngå funksjonsfeil, kan en IT-sjef redusere arbeids- og tjenestekostnadene. Velfungerende programmer kan føre til redusert avhengighet av teknikere.
De tre komponentene i IT-økonomistyring er sammenkoblet. Hvis en leder for eksempel sparer penger på utstyr ved å inspisere og reparere det før det går i stykker, kan en større del av budsjettet brukes til å kjøpe optimal programvare. På samme måte, når IT-arbeid ikke blir distribuert effektivt, kan nettverk få flere problemer siden de kanskje ikke blir overvåket ordentlig.
Fagfolk innen IT-økonomiledelse sammenligner også sikkerhetskostnader med kostnader forbundet med risiko. Med andre ord bør en leder være kjent med risikoer, for eksempel virus, sikkerhetsbrudd og systemfeil, slik at han eller hun kan bestemme hvor et system er mest sårbart og hvilken innvirkning tapet kan ha. En leder bør deretter vurdere ulike sikkerhetsalternativer og velge et som er effektivt mot de største risikoene med en kostnad som ikke krever for mye av et budsjett. Når sikkerhetskostnadene er for høye, kan det hende at en organisasjon mangler midler til å støtte effektive IT-nettverk.