Vad är IT-ekonomihantering?
Informationsteknologi (IT) beskriver alla tjänster och komponenter i dator- och telekommunikationsnät. Företag som använder Internet, telefoner, e-post, nätverksservrar och faxmaskiner använder IT. En professionell som utövar IT-ekonomihantering är ansvarig för att budgetera alla IT-behov. Hans eller hennes mål är normalt att tillhandahålla de mest optimala tjänsterna till lägsta möjliga kostnad. Många experter anser att det finns tre komponenter som en professionell bör tänka på när han utövar IT-ekonomihantering: utrustning och hårdvara, programvara och allt relaterat arbete och tjänster.
Ett gemensamt mål för IT-ekonomihantering är att se till att all IT-utrustning är funktionell och att den används på det mest kostnadseffektiva sättet. Många IT-chefer använder spårningssystem för tillgångshantering. Dessa system kräver ofta chefer att ansluta streckkoder till hårdvara som de kan skanna för att läsa statusen för en utrustning. En chef kan använda detta system för att schemalägga inspektioner och spåra utrustningens placering.
En professionell IT-ekonomihantering bör också utveckla ett system för att hantera programvara. Programvaran beskriver programmen som körs på datorer. Ett framgångsrikt system för ekonomisk hantering av programvara kan innehålla automatiska säkerhetsuppdateringar och uppgraderingar av funktioner när tillverkare introducerar nya versioner av programvara. Genom att kontinuerligt uppdatera programvaran i rätt tid kan en chef minska kostnaderna för reparationer och utbyten.
IT-arbetskraft är en annan komponent som bedöms av IT-tekniker. Chefer kan överväga arbetsbelastningar och projekt för att avgöra hur mycket arbetskraft som behövs vid en given tidpunkt. Genom att inspektera och uppdatera hårdvara och programvara för att undvika fel kan en IT-chef minska arbetskrafts- och servicekostnaderna. Väl fungerande program kan leda till minskat beroende av tekniker.
De tre komponenterna i IT-ekonomihantering är sammankopplade. Till exempel, om en chef sparar pengar på utrustning genom att inspektera och reparera den innan den går sönder, kan en större del av en budget användas för att köpa optimal programvara. På samma sätt, när IT-arbetet inte distribueras effektivt, kan nätverk drabbas av fler problem eftersom de kanske inte övervakas ordentligt.
Professionella inom IT-ekonomiförvaltningen jämför också säkerhetskostnader med kostnader i samband med risk. Med andra ord bör en chef vara bekant med risker, till exempel virus, säkerhetsöverträdelser och systemfel, så att han eller hon kan avgöra var ett system är mest sårbart och vilken inverkan av förlust kan vara. En chef bör då överväga olika säkerhetsalternativ och välja ett som är effektivt mot de största riskerna med en kostnad som inte kräver för mycket av en budget. När säkerhetskostnaderna är för höga kan en organisation sakna medel för att stödja effektiva IT-nätverk.