Wat is loonadministratie?
Loonadministratie is een proces dat in alle bedrijven voorkomt en is gericht op het financiële beheer van de looninformatie van een bedrijf. Accountants registreren informatie met betrekking tot salarissen, bonussen en commissies van werknemers; accountants zullen ook de belastingen met betrekking tot deze informatie registreren en rapporteren in het grootboek. Loonadministrateur en managers zijn verantwoordelijk voor het verstrekken van deze informatie aan de boekhouding, samen met het bijhouden van het papierwerk dat nodig is om te voldoen aan wettelijke vereisten voor het tonen van nauwkeurige arbeidsdossiers. Loonadministratie staat vaak los van het reguliere accountantskantoor omdat de informatie zeer gevoelig is en niet zichtbaar is voor meerdere werknemers.
Bedrijven hebben vaak een payrollkantoor dat alle wettelijke vereisten voor het aannemen van werknemers bijhoudt. Informatie met betrekking tot achtergrondcontroles, drugstests, arbeidscontracten, uitkeringsovereenkomsten, loonconcessies en andere informatie valt vaak onder specifieke human resource-wetgeving. Als u geen nauwkeurige arbeidsregisters bijhoudt, kan dit leiden tot zware boetes of andere straffen voor het niet naleven van wet- en regelgeving. Sommige bedrijven gebruiken accountants om de loonadministratieprocessen in het human resource-kantoor te controleren. Deze audit zorgt ervoor dat er geen schendingen van de huidige human resource-wetgeving in het bedrijf aanwezig zijn.
Inzendingen voor het registreren van loonlijstcijfers zijn vrij eenvoudig. In de huidige technologische omgeving vinden veel van de vermeldingen in realtime plaats met behulp van voorgeprogrammeerde richtlijnen in het boekhoudsoftware van het bedrijf. Accountants op de loonadministratie zullen dan de boekingen controleren om er zeker van te zijn dat er geen fouten zijn opgetreden tijdens de automatische verwerking. De basisinvoer zal de loonkosten debiteren voor de lonen en salarissen van elke werknemer en de te betalen credit-loonlijst. Het bedrijf kan afzonderlijke accounts hebben die specifieke loongroepen definiëren. Eenmaal betaald, debiteert het systeem de te betalen loonlijst en het tegoed. Deze posten - in termen van debet en credits - zijn ook hetzelfde voor loonheffingsrekeningen.
Loonadministratie vereist vaak dat bedrijven loonheffingen op een gereguleerde basis aan de juiste overheidsinstantie betalen. Accountants moeten de juiste formulieren invullen en een cheque bij het bureau voor deze belastingen uitvoeren, vaak op kwartaalbasis. Grotere overheidsinstellingen kunnen indien nodig een online depositosysteem hebben om dit geld online over te maken. Accountants moeten deze accounts afstemmen om ervoor te zorgen dat al het geld op de account naar het juiste bureau gaat. Hangende debet- of tegoeden wijzen intern op een probleem met het salarisadministratiesysteem. Accountants moeten dan cijfers of percentages aanpassen om dit probleem te verhelpen.