Was ist die Lohnbuchhaltung?
Die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist ein Prozess, der in allen Unternehmen stattfindet und sich auf die finanzielle Verwaltung der Lohn- und Gehaltsdaten eines Unternehmens konzentriert. Die Buchhalter erfassen Informationen zu Gehältern, Boni und Provisionen der Mitarbeiter. Buchhalter werden auch die Steuern im Zusammenhang mit diesen Informationen im Hauptbuch erfassen und ausweisen. Die Sachbearbeiter und Manager der Personalabteilung sind dafür verantwortlich, diese Informationen dem Rechnungswesen zur Verfügung zu stellen und die erforderlichen Unterlagen zu führen, um die gesetzlichen Anforderungen für die Vorlage korrekter Beschäftigungsnachweise zu erfüllen. Die Lohn- und Gehaltsabrechnung unterscheidet sich häufig von der regulären Buchhaltung, da die Informationen sehr sensibel sind und nicht von mehreren Mitarbeitern eingesehen werden können.
Unternehmen verfügen häufig über eine Gehaltsabrechnung, die alle gesetzlichen Anforderungen für die Einstellung von Mitarbeitern erfüllt. Informationen in Bezug auf Hintergrundüberprüfungen, Drogentests, Arbeitsverträge, Leistungsvereinbarungen, Lohnzugeständnisse und andere Informationen fallen häufig unter spezifische Personalgesetze. Die Nichteinhaltung genauer Arbeitsunterlagen kann zu hohen Bußgeldern oder anderen Strafen für die Nichteinhaltung von Gesetzen und Vorschriften führen. Einige Unternehmen verwenden möglicherweise Buchhalter, um die Abrechnungsprozesse in der Personalabteilung zu prüfen. Diese Prüfung stellt sicher, dass im Unternehmen keine Verstöße gegen das geltende Personalrecht vorliegen.
Einträge zur Erfassung der Abrechnungszahlen sind recht einfach. In der heutigen technologischen Umgebung erfolgen viele Eingaben in Echtzeit anhand vorprogrammierter Anweisungen in der Buchhaltungssoftware des Unternehmens. Die Buchhalter in der Personalabrechnung überprüfen dann die Eingaben, um sicherzustellen, dass bei der automatischen Verarbeitung keine Fehler aufgetreten sind. Die Grundbuchung belastet die Lohn- und Gehaltskosten jedes Mitarbeiters und die zu zahlenden Lohn- und Gehaltskosten. Das Unternehmen verfügt möglicherweise über separate Konten, die bestimmte Abrechnungsgruppen definieren. Sobald die Zahlung erfolgt ist, belastet das System die zu zahlende Abrechnung und schreibt sie in bar gut. Diese Angaben - in Bezug auf Belastungen und Gutschriften - gelten auch für Lohnsteuerkonten.
In der Lohn- und Gehaltsabrechnung müssen Unternehmen häufig die Lohn- und Gehaltssteuern planmäßig an die zuständige Behörde überweisen. Die Buchhalter müssen die entsprechenden Formulare ausfüllen und der Agentur vierteljährlich einen Scheck über diese Steuern ausstellen. Größere Regierungsbehörden verfügen möglicherweise über ein Online-Einzahlungssystem, um dieses Geld bei Bedarf online zu überweisen. Die Buchhalter müssen diese Konten abgleichen, um sicherzustellen, dass das gesamte auf dem Konto verbuchte Geld an die entsprechende Agentur geht. Hängende Debit- oder Guthabenbestände weisen auf ein internes Problem mit dem Gehaltsabrechnungssystem hin. Die Buchhalter müssen dann Zahlen oder Prozentsätze für die Quellensteuer anpassen, um dieses Problem zu beheben.