Vad är löneadministration?

Lönebokföring är en process som förekommer i alla företag och fokuserar på ekonomisk hantering av ett företags lönearbete. Revisorer registrerar information om anställdas löner, bonusar och provisioner; revisorer kommer också att registrera och rapportera de skatter som är relaterade till denna information i huvudboken. Lönekontor och chefer är ansvariga för att tillhandahålla denna information till redovisning, tillsammans med att behålla de pappersarbete som krävs för att uppfylla lagkraven för att visa korrekta anställningsregister. Löneadministration är ofta separat från det vanliga bokföringskontoret eftersom informationen är mycket känslig och inte för flera anställda.

Företagen har ofta ett lönekontor som följer alla lagkrav för att anställa anställda. Information som rör bakgrundskontroller, läkemedelsprov, anställningsavtal, förmånsavtal, lönekoncessioner och annan information kommer ofta att omfattas av specifika mänskliga resurslagar. Underlåtenhet att hålla korrekta anställningsregister kan leda till tunga böter eller andra påföljder för att inte följa lagar och förordningar. Vissa företag kan använda revisorer för att granska lönebokföringsprocesserna i personalresurskontoret. Denna granskning säkerställer att inga brott mot gällande lagar om mänskliga resurser finns i företaget.

Uppgifterna för registrering av lönesiffror är ganska enkla. I dagens tekniska miljö sker många av posterna i realtid med förprogrammerade direktiv i företagets redovisningsprogramvarupaket. Revisorer i avdelningen för löneadministration kommer sedan att granska uppgifterna för att se till att inga fel inträffade under automatisk bearbetning. Den grundläggande posten debiterar lönekostnader för varje anställds lön och kreditbetalning. Företaget kan ha separata konton som definierar specifika lönegrupper. När det har betalats debiterar systemet lön och betalningskassa. Dessa poster - vad gäller debiteringar och krediter - är också desamma för löneskattkonton.

Löneadministration kräver ofta företag att återbetala löneskatter på schemalagd basis till lämplig myndighet. Revisorer kommer att behöva fylla i lämpliga formulär och klippa en kontroll till byrån för dessa skatter, ofta kvartalsvis. Större myndigheter kan ha ett online-depåsystem för överföring av dessa pengar online vid behov. Revisorer kommer att behöva förena dessa konton för att säkerställa att alla pengar som bokförs på kontot går till lämplig byrå. Hängande debiterings- eller kreditbalanser indikerar ett problem internt med lönebokföringssystemet. Revisorer kommer då att behöva justera siffror eller procentsatser för källkod för att rätta till detta problem.