Co to jest rachunkowość płac?
Rachunkowość płac jest procesem, który występuje we wszystkich firmach i koncentruje się na zarządzaniu finansowym danymi płacowymi firmy. Księgowi będą rejestrować informacje dotyczące wynagrodzeń pracowników, premii i prowizji; księgowi będą również rejestrować i zgłaszać podatki związane z tymi informacjami w księdze głównej. Urzędnicy płacowi i kierownicy są odpowiedzialni za przekazywanie tych informacji do księgowości, a także za utrzymywanie formalności niezbędnych do spełnienia wymogów prawnych w celu wykazania dokładnej dokumentacji zatrudnienia. Księgowość płac jest często oddzielna od zwykłego biura rachunkowego, ponieważ informacje są bardzo poufne i nie są widoczne dla wielu pracowników.
Firmy często mają biuro płac, które dotrzymuje wszystkich wymogów prawnych dotyczących zatrudniania pracowników. Informacje dotyczące kontroli przeszłości, testów narkotykowych, umów o pracę, umów o świadczenie, ulg płacowych i innych informacji często podlegają szczegółowym przepisom dotyczącym zasobów ludzkich. Nieprzestrzeganie dokładnej dokumentacji zatrudnienia może skutkować wysokimi grzywnami lub innymi karami za nieprzestrzeganie prawa i przepisów. Niektóre firmy mogą wykorzystywać księgowych do kontrolowania procesów księgowości płac w biurze zasobów ludzkich. Kontrola ta zapewnia, że w firmie nie występują żadne naruszenia obowiązujących przepisów dotyczących zasobów ludzkich.
Wpisy dotyczące rejestrowania danych płacowych są dość proste. W dzisiejszym środowisku technologicznym wiele wpisów pojawia się w czasie rzeczywistym przy użyciu wstępnie zaprogramowanych dyrektyw w pakiecie oprogramowania księgowego firmy. Księgowi w dziale księgowości płac sprawdzą następnie wpisy, aby upewnić się, że nie wystąpiły błędy podczas automatycznego przetwarzania. Podstawowa pozycja obciąży koszty wynagrodzeń za wynagrodzenie każdego pracownika oraz należną listę płac kredytowych. Firma może mieć osobne konta, które definiują określone grupy płac. Po dokonaniu płatności system obciąży należną listę płac i kredyt gotówkowy. Wpisy te - pod względem obciążeń i kredytów - są również takie same dla rachunków podatku od wynagrodzeń.
Rachunkowość płac często wymaga od firm przekazywania podatków od wynagrodzeń zgodnie z harmonogramem do odpowiedniej agencji rządowej. Księgowi będą musieli wypełnić odpowiednie formularze i wyciąć czek na te podatki w agencji, często co kwartał. Większe agencje rządowe mogą mieć system depozytowy online do przesyłania tych pieniędzy w razie potrzeby. Księgowi będą musieli uzgodnić te konta, aby zapewnić, że wszystkie pieniądze zaksięgowane na koncie trafią do odpowiedniej agencji. Wiszące salda debetowe lub kredytowe wskazują wewnętrznie na problem z systemem księgowości płac. Księgowi będą wówczas musieli skorygować dane liczbowe lub odsetki do potrącenia, aby rozwiązać ten problem.