Hva er lønnsregnskap?

Lønnsregnskap er en prosess som forekommer i alle virksomheter og fokuserer på økonomisk styring av et selskaps lønnsinformasjon. Regnskapsførere vil registrere informasjon knyttet til ansattes lønn, bonuser og provisjoner; regnskapsførere vil også registrere og rapportere skattene knyttet til denne informasjonen i hovedboken. Lønnskontorer og ledere er ansvarlige for å gi denne informasjonen til regnskap, sammen med å opprettholde papirene som er nødvendige for å oppfylle juridiske krav for å vise nøyaktige ansettelsesregister. Lønnskontoer er ofte atskilt fra det vanlige regnskapskontoret da informasjonen er svært sensitiv og ikke for flere ansatte.

Bedrifter vil ofte ha et lønningskontor som følger med alle lovkrav for å ansette ansatte. Informasjon relatert til bakgrunnssjekk, medikamentprøver, arbeidsavtaler, ytelsesavtaler, lønnsinnrømmelser og annen informasjon vil ofte falle inn under spesifikke menneskelige ressurslover. Unnlatelse av å opprettholde nøyaktige ansettelsesregister kan føre til tunge bøter eller andre straffer for ikke å følge lover og forskrifter. Noen selskaper kan bruke regnskapsførere for å revidere lønnsregnskapsprosessene i menneskelige ressurskontor. Denne revisjonen sikrer at det ikke foreligger brudd på gjeldende personellovgivning i selskapet.

Oppføringer for registrering av lønnstall er ganske enkle. I dagens teknologiske miljø skjer mange av oppføringene i sanntid ved å bruke forhåndsprogrammerte direktiver i selskapets regnskapsprogramvare. Regnskapsførere i avdelingen for lønnsregnskap vil deretter gjennomgå oppføringene for å sikre at det ikke oppsto noen feil under automatisk behandling. Den grunnleggende oppføringen vil debitere lønnskostnader for lønn og lønn for hver ansatt og kredittlønn som skal betales. Selskapet kan ha separate kontoer som definerer spesifikke lønnsgrupper. Når den er betalt, debiterer systemet lønnsbeløpet og krediterer kontanter. Disse oppføringene - når det gjelder debet og kreditt - er også de samme for lønnskattskontoer.

Lønnsregnskap krever ofte at selskaper overfører lønnsskatt på planlagt basis til det aktuelle myndighetsorganet. Regnskapsførere vil måtte fylle ut de aktuelle skjemaene og kutte en sjekk til byrået for disse skattene, ofte på kvartalsbasis. Større offentlige etater kan ha et online depositar-system for å overføre disse pengene på nettet etter behov. Regnskapsførere må avstemme disse kontoene for å sikre at alle pengene som legges inn på kontoen går til det aktuelle byrået. Hengende debet- eller kredittsaldoer indikerer et problem internt med lønnsregnskapssystemet. Regnskapsførere vil da måtte justere tall eller prosenter for forskuddstrekk for å rette opp dette problemet.