Wat is positief betalen?
Positive Pay is een cashmanagementservice die banken gebruiken om frauduleuze chequetransacties te ontdekken en te voorkomen. De service is gebaseerd op regelmatige communicatie tussen het bedrijf dat de cheque uitgeeft en de banken die de cheques uitgeven. Wanneer cheques worden verzilverd, stuurt het bedrijf dat ze uitgeeft elektronische bestanden van de cheques naar de bank. De elektronische bestanden bevatten relevante chequegegevens zoals contante bedragen en chequenummers. Deze bestanden worden vervolgens vergeleken met cheques die in de bank worden geplaatst. Als de nummers niet overeenkomen, wordt de cheque afgewezen en krijgt het bedrijf een melding dat er geen transactie heeft plaatsgevonden. Het is belangrijk op te merken dat bedrijven meestal banken moeten betalen voor deze service.
Positieve lonen worden over het algemeen beschouwd als een van de meest effectieve fraudebestrijdingsinstrumenten. Het is echter niet feilbaar. Ervaren fraudeurs kunnen bijvoorbeeld chequecijfers en geldbedragen vervalsen die overeenkomen met de elektronische bestanden die door de uitgevende onderneming zijn verstrekt. In dergelijke gevallen kunnen frauduleuze controles met succes de test doorstaan en worden herkend.
Bovendien kan het systeem zijn effectiviteit verliezen zonder constante waakzaamheid. Cijfers en bestanden moeten actueel zijn en regelmatig worden gecontroleerd. Om deze reden is het voor veel banken en bedrijven de moeite waard om met een positieve vergoeding in een softwarepakket te investeren. Softwarepakketten kunnen tijd besparen en zorgen voor een betere opname.
Positive Pay is niet de enige cashmanagementservice die bedrijven gebruiken. Omgekeerd positief loon is bijvoorbeeld een cashmanagementservice waarbij het bedrijf chequegegevens controleert en niet de bank. Bij het gebruik van reverse pay stuurt een bank de uitgevende bedrijfsinformatie over elke ontvangen cheque. Omgekeerd positief loon vereist meer bedrijfsbewaking dan sommige andere fraudebestrijdingsdiensten en is daarom gevoeliger voor mogelijke verwaarlozing en misbruik. Als ze echter goed worden gevolgd, kunnen bedrijven geld besparen door de banken niet te hoeven betalen voor een positieve betalingsdienst.
Banken brengen doorgaans kosten in rekening voor het gebruik van deze cashmanagementservices. Hoewel deze diensten kostbaar kunnen zijn, zijn veel bedrijven de moeite waard om in te investeren. De extra bescherming tegen fraude kan een bedrijf op de lange termijn veel geld besparen.
Moderne fraudebestrijdingsmethoden omzeilen chequetransacties volledig en maken positief betalingskasbeheer overbodig. Veel bedrijven betalen hun werknemers rechtstreeks, een systeem waarbij geld rechtstreeks op de bankrekening van een werknemer wordt gestort. Een andere methode is om geld rechtstreeks op een speciale betaalpas voor de loonlijst van werknemers te storten. Dergelijke systemen zijn vrijwel beveiligd tegen frauduleuze transacties, maar vereisen extra betrokkenheid van werknemers om maximale effectiviteit te bereiken.