Wat is projectportfoliobeheer?
In tegenstelling tot traditioneel projectbeheer, dat zich alleen richt op elk individueel project van een bedrijf, beschouwt projectportfoliobeheer (PPM) alle projecten van een organisatie. PPM is daarom de gecontroleerde analyse en coördinatie van de projecten van een bedrijf. Met het gebruik van tools, software en processen zorgt PPM vaak voor middelenallocatie en optimale volgorde van projecten. Het kan ook het grootste rendement voor een bedrijf analyseren door de projecten te identificeren die het meest zinvol zijn. Uiteindelijk kan projectportfoliobeheer alle bedrijfsdoelstellingen van een organisatie omvatten en de incidentie van overlappende of middelenrovende projecten verminderen.
Projectportfoliobeheer (PPM) is de gecoördineerde analyse en controle van de projecten van een bedrijf. Hoewel door veel zakelijke professionals als relevant voor informatietechnologie wordt beschouwd, kan PPM met succes door de meeste industrieën worden geïmplementeerd. Bedrijven ondernemen vaak meerdere projecten tegelijkertijd die middelen, geld, tijd, mensen en capaciteit kunnen beperken. Een waarschijnlijke doelstelling van project- en portfoliobeheer is om die middelen toe te wijzen om het bedrijf te helpen de grootste winst te behalen. PPM kan managers ook helpen de optimale mix en volgorde van voorgestelde projecten te bepalen, rekening houdend met factoren uit de praktijk.
Wanneer organisaties projecten ondernemen, zetten ze zich vaak in voor aanzienlijke investeringen. Projectportfoliobeheer wordt soms vergeleken met portfoliobeheer omdat beide het toezicht op investeringen vereisen. Met PPM kunnen managers hun portefeuilles vaak optimaliseren, balanceren en voortdurend verfijnen, waardoor ze een hoger rendement behalen en het totale risico verminderen.
Specifieke tools, softwareapplicaties en processen vormen vaak de basis voor projectportfoliobeheer. Het gebruik van beslissingsbomen met vertakkende knooppunten kan bijvoorbeeld elk mogelijk project in detail beschrijven met betrekking tot het budget van een enkele portefeuille. Managers zullen dus waarschijnlijk die informatie gebruiken om te beslissen welke projecten wel en niet kunnen worden veroorloven. Een ander hulpmiddel kan een gecentraliseerde circulaire weergave van projecten bouwen waarbij ongezonde, goedkope of dubbele projecten naar de buitenkant van de cirkel worden verbannen. Leden van het projectmanagementteam kunnen vervolgens het geschatte rendement op investeringen voor alle projecten berekenen en een momentopname van de verwachte prestaties van de portefeuille publiceren om te bepalen welke projecten het meest zinvol zijn.
De verschillende metingen en strategieën van PPM kunnen managers helpen specifieke bedrijfsdoelstellingen te bereiken. Bijvoorbeeld, in plaats van alleen te focussen op projectmarketing en ontwikkeling, omvatten de principes van PPM meestal aanvullende cruciale factoren zoals financiering, de vraag van klanten en de consumptie van de middelen van het bedrijf. De beslissing om te investeren in en de processen om door te gaan met een project kan dus een vergelijking zijn van de voordelen met de kosten.
Een ander duidelijk kenmerk van PPM is het vermogen om projecten te evalueren en prioriteren. Elk project dat door een bedrijf wordt geselecteerd, moet vaak worden beoordeeld op bedrijfswaarde en naleving van het beleid. Naarmate de bereikmogelijkheden van een bedrijf toenemen, zal de portfolio waarschijnlijk ook groeien. Zo helpt projectportfoliobeheer bedrijven vaak om taken te weigeren die middelen onttrekken en projecten te accepteren die zinvol zijn in termen van tijd en geld.
Hoewel kennis van de individuele prestaties van elk project belangrijk is, is de impact van elk project op de portfolio zelf even belangrijk. Een projectmanager zal dus waarschijnlijk bepalen hoe elk project bijdraagt aan de algehele verwezenlijking van de portefeuille, of een project een negatieve impact kan hebben op toekomstige projecten en welke projecten in de portefeuille afhankelijk zijn van anderen. Werken op dit niveau vereist mogelijk een samenvatting van de belangrijkste gegevens om overbelasting van informatie te voorkomen. Projectportfoliobeheer kan dus een synopsis van prestaties en voortgang bieden, evenals een schatting van schattingen tegen werkelijke kosten.
De processen van projectportfoliobeheer worden vaak als waardevol beschouwd in tijden van economische tegenspoed, maar sommige bedrijven implementeren deze strategieën als dagelijkse praktijk. Zonder PPM kan een organisatie overlappende of overbodige projecten ervaren, projecten die voor verschillende doeleinden werken of projecten die niet zijn afgestemd op bedrijfsstrategieën. Zulke valkuilen zullen zich waarschijnlijk voordoen omdat elk project er op papier goed uit kan zien, maar echte waarden zijn mogelijk pas zichtbaar nadat ze zijn geanalyseerd met resultaatgerichte tools.