Was ist Projektportfoliomanagement?
Im Gegensatz zum herkömmlichen Projektmanagement, das sich nur auf jedes einzelne Projekt eines Unternehmens konzentriert, wird beim Projektportfoliomanagement (PPM) die Gesamtheit der Projekte einer Organisation berücksichtigt. PPM ist daher die kontrollierte Analyse und Koordination von Unternehmensprojekten. Durch den Einsatz von Tools, Software und Prozessen ermöglicht PPM häufig eine Ressourcenallokation und eine optimale Reihenfolge der Projekte. Es kann auch die größten Renditen für ein Unternehmen analysieren, indem die Projekte identifiziert werden, die am aussagekräftigsten sind. Letztendlich kann das Projektportfoliomanagement alle Geschäftsziele einer Organisation einbeziehen und die Häufigkeit von Überschneidungen oder Ressourcenentzug verringern.
Project Portfolio Management (PPM) ist die koordinierte Analyse und Steuerung von Unternehmensprojekten. Obwohl von vielen Geschäftsfachleuten angenommen, dass sie für die Informationstechnologie relevant sind, kann PPM von den meisten Branchen erfolgreich implementiert werden. Unternehmen führen häufig mehrere Projekte gleichzeitig durch, was Ressourcen wie Geld, Zeit, Personen und Kapazität einschränken kann. Ein wahrscheinliches Ziel des Projekt- und Portfoliomanagements ist es, diese Ressourcen so einzusetzen, dass das Unternehmen den größten Gewinn erzielt. PPM kann den Managern auch dabei helfen, die optimale Mischung und Reihenfolge der vorgeschlagenen Projekte unter Berücksichtigung realer Faktoren zu bestimmen.
Wenn Organisationen Projekte durchführen, verpflichten sie sich häufig zu erheblichen Investitionen. Das Projektportfoliomanagement wird manchmal mit dem Portfoliomanagement verglichen, da beide die Überwachung von Investitionen erfordern. Mit PPM können Manager häufig ihre Portfolios optimieren, ausgleichen und kontinuierlich optimieren, wodurch höhere Renditen bei gleichzeitiger Reduzierung des Gesamtrisikos erzielt werden.
Spezifische Tools, Softwareanwendungen und Prozesse bilden häufig die Grundlage für das Projektportfoliomanagement. Beispielsweise kann die Verwendung von Entscheidungsbäumen mit Verzweigungsknoten jedes potenzielle Projekt in Bezug auf das Budget eines einzelnen Portfolios detailliert beschreiben. Manager werden diese Informationen wahrscheinlich verwenden, um zu entscheiden, welche Projekte finanziert werden können und welche nicht. Ein anderes Tool kann eine zentralisierte zirkuläre Ansicht von Projekten erstellen, bei denen fehlerhafte, geringwertige oder doppelte Projekte nach außerhalb des Kreises verschoben werden. Die Mitglieder des Projektmanagementteams können dann die geschätzten Kapitalrenditen für alle Projekte berechnen und eine Momentaufnahme der erwarteten Leistung des Portfolios veröffentlichen, um zu beurteilen, welche Projekte am aussagekräftigsten sind.
Die verschiedenen Messungen und Strategien von PPM können den Managern dabei helfen, bestimmte Geschäftsziele zu erreichen. Anstatt sich nur auf Projektmarketing und -entwicklung zu konzentrieren, berücksichtigen die Prinzipien von PPM in der Regel zusätzliche entscheidende Faktoren wie Finanzierung, Kundennachfrage und Ressourcenverbrauch des Unternehmens. Die Entscheidung für eine Investition und die Abläufe für ein Projekt können daher Vergleiche zwischen Nutzen und Kosten widerspiegeln.
Ein weiteres klares Merkmal von PPM ist die Fähigkeit, Projekte zu bewerten und zu priorisieren. Jedes von einem Unternehmen ausgewählte Projekt muss häufig im Hinblick auf seinen geschäftlichen Wert und die Einhaltung von Richtlinien bewertet werden. Mit der Ausweitung der Business-Outreach-Fähigkeiten eines Unternehmens wird wahrscheinlich auch sein Portfolio wachsen. Daher hilft das Projektportfoliomanagement Unternehmen häufig dabei, Aufgaben abzulehnen, die Ressourcen beanspruchen, und Projekte anzunehmen, die in Bezug auf Zeit und Geld sinnvoll sind.
Während die Kenntnis der individuellen Leistung jedes Projekts wichtig ist, ist die Auswirkung jedes Projekts auf das Portfolio selbst gleichermaßen wichtig. Ein Projektmanager wird daher wahrscheinlich feststellen, wie jedes Projekt zur Gesamtleistung des Portfolios beiträgt, ob ein Projekt negative Auswirkungen auf die kommenden Projekte haben kann und welche Projekte im Portfolio von anderen abhängen. Wenn Sie auf dieser Ebene arbeiten, müssen Sie möglicherweise die Schlüsseldaten zusammenfassen, um eine Überlastung der Informationen zu vermeiden. Das Projektportfoliomanagement kann daher eine Übersicht über die Leistung und den Fortschritt sowie eine Messung der Schätzungen anhand der tatsächlichen Kosten liefern.
Die Prozesse des Projektportfoliomanagements werden oft in wirtschaftlich schwierigen Zeiten als wertvoll angesehen, aber einige Unternehmen setzen diese Strategien als alltägliche Praktiken um. Ohne PPM kann es in einer Organisation zu überlappenden oder redundanten Projekten kommen, zu Projekten, die für verschiedene Zwecke eingesetzt werden, oder zu Projekten, die nicht mit Geschäftsstrategien in Einklang stehen. Solche Fallstricke treten wahrscheinlich auf, weil jedes Projekt auf dem Papier gut aussieht, aber echte Werte möglicherweise erst sichtbar werden, wenn sie mit ergebnisorientierten Tools analysiert werden.