O que é gerenciamento de portfólio de projetos?

Diferentemente do gerenciamento de projetos tradicional, que se concentra apenas em cada projeto individual de uma empresa, o gerenciamento de portfólio de projetos (PPM) considera o conjunto dos projetos de uma organização. O PPM é, portanto, a análise e coordenação controladas dos projetos de uma empresa. Com o uso de ferramentas, software e processos, o PPM geralmente permite a alocação de recursos e o seqüenciamento ideal de projetos. Também pode analisar os maiores retornos para uma empresa, identificando os projetos que são mais significativos. Por fim, o gerenciamento de portfólio de projetos pode incorporar todos os objetivos de negócios de uma organização e reduzir a incidência de projetos sobrepostos ou drenantes de recursos.

Gerenciamento de portfólio de projetos (PPM) é a análise e controle coordenados dos projetos de uma empresa. Embora considerado por muitos profissionais de negócios como relevante para a tecnologia da informação, o PPM pode ser implementado com sucesso pela maioria dos setores. As empresas geralmente realizam vários projetos simultaneamente, que podem restringir recursos como dinheiro, tempo, pessoas e capacidade. Um objetivo provável do gerenciamento de projetos e portfólio é alocar esses recursos para ajudar a empresa a obter o maior lucro. O PPM também pode ajudar os gerentes a determinar a combinação e o seqüenciamento ideais dos projetos propostos, considerando fatores do mundo real.

Quando as organizações realizam projetos, geralmente se comprometem com níveis substanciais de investimento. Às vezes, o gerenciamento de portfólio de projetos é comparado ao gerenciamento de portfólio, pois ambos exigem a supervisão dos investimentos. O PPM geralmente permite que os gerentes otimizem, equilibrem e ajustem continuamente seus portfólios, obtendo maiores retornos e reduzindo o risco geral.

Ferramentas, aplicativos e processos de software específicos geralmente fornecem a base para o gerenciamento de portfólio de projetos. Por exemplo, o uso de árvores de decisão com nós de ramificação pode detalhar cada projeto em potencial em relação ao orçamento de um único portfólio. Portanto, é provável que os gerentes usem essas informações para decidir quais projetos podem ou não ser oferecidos. Outra ferramenta pode criar uma visão circular centralizada de projetos nos quais projetos não saudáveis, de baixo valor ou duplicados são relegados para fora do círculo. Os membros da equipe de gerenciamento de projetos podem calcular os retornos estimados do investimento para todos os projetos e publicar um instantâneo do desempenho esperado do portfólio para avaliar quais projetos são mais significativos.

As várias medidas e estratégias oferecidas pelo PPM podem ajudar os gerentes a alcançar objetivos comerciais específicos. Por exemplo, em vez de focar apenas no marketing e desenvolvimento do projeto, os princípios do PPM geralmente incorporam fatores cruciais adicionais, como financiamento, demanda de clientes e consumo de recursos da empresa. Assim, a decisão de investir e os processos para prosseguir com um projeto podem refletir comparações de benefícios com custos.

Outra característica clara do PPM é sua capacidade de avaliar e priorizar projetos. Cada projeto selecionado por uma empresa geralmente precisa ser avaliado em termos de valor comercial e aderência à política. À medida que os recursos de extensão de negócios de uma empresa se expandirem, seu portfólio provavelmente também aumentará. Assim, o gerenciamento de portfólio de projetos geralmente ajuda as empresas a recusar tarefas que drenam recursos e aceitam projetos que fazem sentido em termos de tempo e dinheiro.

Embora o conhecimento do desempenho individual de cada projeto seja importante, o impacto de cada projeto no próprio portfólio é igualmente importante. Assim, é provável que um gerente de projeto determine como cada projeto contribui para a realização geral do portfólio, se algum projeto pode induzir um impacto negativo nos projetos futuros e quais projetos no portfólio dependem de outros. Trabalhar nesse nível pode exigir um resumo dos principais dados para evitar a sobrecarga de informações. O gerenciamento do portfólio de projetos pode, portanto, fornecer uma sinopse de desempenho e progresso, bem como uma medida de estimativas com relação aos custos reais.

Os processos de gerenciamento de portfólio de projetos são frequentemente considerados valiosos em tempos de dificuldades econômicas, mas algumas empresas implementam essas estratégias como práticas cotidianas. Sem o PPM, uma organização pode enfrentar projetos sobrepostos ou redundantes, projetos que funcionam com propósitos cruzados ou que não estão alinhados às estratégias de negócios. É provável que essas armadilhas ocorram porque todo projeto pode parecer bom no papel, mas valores reais podem não ser visíveis até serem analisados ​​com ferramentas orientadas a resultados.