Co to jest zarządzanie portfelem projektów?
W przeciwieństwie do tradycyjnego zarządzania projektami, które koncentruje się tylko na każdym indywidualnym projekcie firmy, zarządzanie portfelem projektów (PPM) uwzględnia całość projektów organizacji. PPM jest zatem kontrolowaną analizą i koordynacją projektów firmy. Korzystając z narzędzi, oprogramowania i procesów, PPM często pozwala na alokację zasobów i optymalne sekwencjonowanie projektów. Może również analizować największe zyski dla firmy, identyfikując projekty, które są najbardziej znaczące. W ostatecznym rozrachunku zarządzanie portfelem projektów może uwzględniać wszystkie cele biznesowe organizacji i zmniejszać częstotliwość projektów pokrywających się lub wyczerpujących zasoby.
Zarządzanie portfelem projektów (PPM) to skoordynowana analiza i kontrola projektów firmy. Chociaż wielu profesjonalistów uważa to za istotne dla technologii informatycznych, PPM może być z powodzeniem wdrożony w większości branż. Firmy często podejmują wiele projektów jednocześnie, co może ograniczać zasoby, takie jak pieniądze, czas, ludzie i możliwości. Jednym z prawdopodobnych celów zarządzania projektami i portfelami jest alokacja tych zasobów, aby pomóc firmie osiągnąć jak największy zysk. PPM może również pomóc menedżerom w określeniu optymalnej kombinacji i kolejności proponowanych projektów, biorąc pod uwagę czynniki rzeczywiste.
Organizacje podejmujące projekty często zobowiązują się do znacznego poziomu inwestycji. Zarządzanie portfelem projektów jest czasem porównywane do zarządzania portfelem, ponieważ oba wymagają nadzoru nad inwestycjami. PPM często pozwala menedżerom optymalizować, równoważyć i stale dostosowywać swoje portfele, osiągając w ten sposób większe zwroty przy jednoczesnym zmniejszeniu ogólnego ryzyka.
Określone narzędzia, aplikacje i procesy często stanowią podstawę zarządzania portfelem projektów. Na przykład użycie drzew decyzyjnych z rozgałęziającymi się węzłami może uszczegółowić każdy potencjalny projekt w odniesieniu do budżetu pojedynczego portfela. Dlatego menedżerowie prawdopodobnie wykorzystają te informacje, aby zdecydować, jakie projekty można, a których nie stać. Inne narzędzie może zbudować scentralizowany cykliczny widok projektów, w którym niezdrowe, niskiej wartości lub zduplikowane projekty są przenoszone na zewnątrz koła. Członkowie zespołu zarządzającego projektem mogą następnie obliczyć szacowany zwrot z inwestycji dla wszystkich projektów i opublikować migawkę oczekiwanych wyników portfela, aby ocenić, które projekty są najbardziej znaczące.
Różne pomiary i strategie oferowane przez PPM mogą pomóc menedżerom osiągnąć określone cele biznesowe. Na przykład, zamiast koncentrować się wyłącznie na marketingu i rozwoju projektu, zasady PPM zwykle obejmują dodatkowe kluczowe czynniki, takie jak finansowanie, zapotrzebowanie klientów i zużycie zasobów firmy. Tak więc decyzja o zainwestowaniu i procesy kontynuacji projektu mogą odzwierciedlać porównanie korzyści z kosztami.
Inną wyraźną cechą PPM jest jego zdolność do oceny projektów i nadania im priorytetów. Każdy projekt wybrany przez firmę często wymaga oceny pod kątem wartości biznesowej i zgodności z polityką. W miarę rozszerzania się zasięgu działalności firmy, prawdopodobnie wzrośnie również jej portfolio. W ten sposób zarządzanie portfelem projektów często pomaga firmom odrzucić zadania zmniejszające zasoby i przyjmować projekty, które mają sens pod względem czasu i pieniędzy.
Chociaż znajomość indywidualnych wyników każdego projektu jest ważna, wpływ każdego projektu na samo portfolio jest równie ważny. Kierownik projektu może zatem ustalić, w jaki sposób każdy projekt przyczynia się do ogólnego osiągnięcia portfela, jeśli jakikolwiek projekt może wywrzeć negatywny wpływ na przyszłe projekty i jakie projekty w portfelu są zależne od innych. Praca na tym poziomie może wymagać podsumowania kluczowych danych, aby uniknąć przeciążenia informacji. Zarządzanie portfelem projektów może zatem zapewnić streszczenie wyników i postępów, a także pomiar szacunków w stosunku do faktycznych kosztów.
Procesy zarządzania portfelem projektów są często uważane za wartościowe w czasach trudności gospodarczych, ale niektóre firmy wdrażają te strategie jako codzienną praktykę. Bez PPM organizacja może doświadczyć nakładających się lub zbędnych projektów, projektów działających w różnych celach lub tych, które nie są dostosowane do strategii biznesowych. Takie pułapki mogą wystąpić, ponieważ każdy projekt może dobrze wyglądać na papierze, ale rzeczywiste wartości mogą nie być widoczne, dopóki nie zostaną przeanalizowane za pomocą narzędzi opartych na wynikach.