Qu'est-ce que la gestion de portefeuille de projets?
Contrairement à la gestion de projet traditionnelle, qui se concentre uniquement sur chaque projet individuel d'une entreprise, la gestion de portefeuille de projets (PPM) prend en compte l'ensemble des projets d'une organisation. PPM est donc l'analyse et la coordination maîtrisées des projets d'une entreprise. Avec l'utilisation d'outils, de logiciels et de processus, PPM permet souvent l'allocation de ressources et le séquencement optimal des projets. Elle peut également analyser les meilleurs rendements pour une entreprise en identifiant les projets les plus significatifs. En fin de compte, la gestion du portefeuille de projets peut intégrer tous les objectifs commerciaux d’une organisation et réduire l’incidence des projets qui se chevauchent ou qui épuisent les ressources.
La gestion de portefeuille de projets (PPM) est l'analyse et le contrôle coordonnés des projets d'une entreprise. Bien que beaucoup de professionnels considèrent le secteur de la technologie de l’information comme pertinent, le PPM peut être mis en œuvre avec succès par la plupart des industries. Les entreprises entreprennent souvent plusieurs projets simultanément qui peuvent limiter des ressources telles que l’argent, le temps, les ressources humaines et les capacités. L'un des objectifs probables de la gestion de projet et de portefeuille est d'allouer ces ressources pour aider l'entreprise à dégager les bénéfices les plus importants. Le PPM peut également aider les gestionnaires à déterminer la combinaison et la séquence optimales des projets proposés tout en prenant en compte des facteurs réels.
Lorsque les organisations entreprennent des projets, elles s’engagent souvent pour des investissements importants. La gestion de portefeuille de projets est parfois assimilée à la gestion de portefeuille en ce sens que les deux nécessitent la supervision des investissements. Le PPM permet souvent aux gestionnaires d'optimiser, d'équilibrer et d'ajuster continuellement leurs portefeuilles, obtenant ainsi de meilleurs rendements tout en réduisant le risque global.
Des outils spécifiques, des applications logicielles et des processus constituent souvent la base de la gestion de portefeuille de projets. Par exemple, l'utilisation d'arbres de décision avec des nœuds de branchement peut détailler chaque projet potentiel par rapport au budget d'un portefeuille unique. Les gestionnaires sont donc susceptibles d’utiliser ces informations pour décider quels projets peuvent ou non être financés. Un autre outil peut créer une vue circulaire centralisée des projets, les projets malsains, de faible valeur ou en double étant relégués à l’extérieur du cercle. Les membres de l'équipe de gestion de projet peuvent ensuite calculer le retour sur investissement estimé pour tous les projets et publier un instantané de la performance anticipée du portefeuille afin de déterminer les projets les plus significatifs.
Les différentes mesures et stratégies offertes par PPM peuvent aider les gestionnaires à atteindre des objectifs commerciaux spécifiques. Par exemple, plutôt que de se concentrer uniquement sur le marketing et le développement de projets, les principes de la gestion de la chaîne d'approvisionnement incluent généralement des facteurs cruciaux tels que le financement, la demande des clients et la consommation des ressources de l'entreprise. Ainsi, la décision d'investir dans un projet et les processus permettant de le mener à bien peuvent refléter la comparaison des avantages et des coûts.
Une autre caractéristique claire de PPM est sa capacité à évaluer et à hiérarchiser les projets. Chaque projet sélectionné par une entreprise doit souvent être évalué en fonction de sa valeur commerciale et de son adhésion à la politique. À mesure que les capacités d'extension des activités d'une entreprise se développent, son portefeuille augmentera également. Ainsi, la gestion de portefeuille de projets aide souvent les entreprises à décliner des tâches qui drainent des ressources et à accepter des projets qui ont un sens en termes de temps et d’argent.
Si la connaissance de la performance individuelle de chaque projet est importante, l’impact de chaque projet sur le portefeuille lui-même est tout aussi important. Un chef de projet est donc susceptible de déterminer de quelle manière chaque projet contribue à la réalisation globale du portefeuille, si un projet peut induire un impact négatif sur les projets à venir et quels projets du portefeuille dépendent des autres. Travailler à ce niveau peut nécessiter de résumer les données clés pour éviter une surcharge d'informations. La gestion du portefeuille de projets peut ainsi fournir un résumé du rendement et des progrès ainsi qu'une mesure des estimations par rapport aux coûts réels.
Les processus de gestion de portefeuille de projets sont souvent considérés comme utiles en période de difficultés économiques, mais certaines entreprises appliquent ces stratégies au quotidien. Sans PPM, une organisation peut être confrontée à des projets redondants ou se chevauchant, des projets allant à l'encontre des objectifs poursuivis ou qui ne correspondent pas aux stratégies de l'entreprise. De tels pièges sont susceptibles de se produire, car chaque projet peut paraître intéressant sur papier, mais les valeurs réelles peuvent ne pas être visibles tant qu'elles n'ont pas été analysées avec des outils axés sur les résultats.