Co je řízení portfolia projektů?

Na rozdíl od tradičního projektového řízení, které se zaměřuje pouze na každý jednotlivý projekt společnosti, řízení projektového portfolia (PPM) bere v úvahu celé projekty organizace. PPM je tedy řízená analýza a koordinace firemních projektů. S využitím nástrojů, softwaru a procesů PPM často umožňuje alokaci zdrojů a optimální řazení projektů. Může také analyzovat největší výnosy společnosti tím, že identifikuje ty projekty, které jsou nejvýznamnější. V konečném důsledku může řízení portfolia projektů zahrnovat všechny obchodní cíle organizace a snížit výskyt překrývajících se projektů nebo projektů čerpajících zdroje.

Projektové portfolio management (PPM) je koordinovaná analýza a kontrola firemních projektů. Přestože mnoho profesionálů v oblasti podnikání považuje za relevantní pro informační technologie, PPM lze úspěšně implementovat ve většině průmyslových odvětví. Společnosti často provádějí několik projektů současně, které mohou omezovat takové zdroje, jako jsou peníze, čas, lidé a kapacita. Jedním z pravděpodobných cílů správy projektů a portfolia je alokovat tyto zdroje, aby společnosti pomohly získat největší zisk. PPM může také pomoci manažerům určit optimální kombinaci a řazení navrhovaných projektů při zohlednění faktorů reálného světa.

Když organizace provádějí projekty, často se zavazují k značné míře investic. Správa portfolia projektů je někdy přirovnávána k řízení portfolia, protože oba vyžadují dohled nad investicemi. PPM často umožňuje manažerům optimalizovat, vyvážit a průběžně dolaďovat svá portfolia, čímž dosahují vyšších výnosů a zároveň snižují celkové riziko.

Specifické nástroje, softwarové aplikace a procesy často poskytují základ pro správu portfolia projektů. Například použití rozhodovacích stromů s větvícími se uzly může podrobně popisovat každý potenciální projekt ve vztahu k rozpočtu jediného portfolia. Manažeři tedy pravděpodobně použijí tyto informace k rozhodnutí, jaké projekty mohou a nemohou být poskytnuty. Jiný nástroj může vytvořit centralizovaný kruhový pohled na projekty, pomocí kterého jsou nezdravé, nízkohodnotné nebo duplicitní projekty odsunuty na vnější stranu kruhu. Členové týmu pro řízení projektů pak mohou vypočítat odhadované návratnosti investic pro všechny projekty a zveřejnit snímek očekávané výkonnosti portfolia, aby zjistili, které projekty jsou nejvýznamnější.

Různá měření a strategie poskytované společností PPM mohou pomoci manažerům dosáhnout konkrétních obchodních cílů. Například, spíše než se soustředit pouze na projektový marketing a vývoj, zásady PPM obvykle zahrnují další klíčové faktory, jako je financování, poptávka zákazníků a spotřeba zdrojů společnosti. Rozhodnutí investovat do a procesy pokračovat v projektu tak mohou odrážet srovnání přínosů s náklady.

Další jasnou charakteristikou PPM je jeho schopnost hodnotit a upřednostňovat projekty. Každý projekt vybraný společností musí být často posouzen z hlediska obchodní hodnoty a dodržování politiky. S tím, jak se rozšiřují obchodní možnosti společnosti, se její portfolio pravděpodobně také rozšíří. Správa projektového portfolia tak často pomáhá společnostem odmítat úkoly, které vyčerpávají zdroje, a přijímat projekty, které mají smysl z hlediska času a peněz.

I když znalost jednotlivých výkonů každého projektu je důležitá, dopad každého projektu na samotné portfolio je stejně důležitý. Projektový manažer tedy pravděpodobně určí, jak každý projekt přispívá k celkovému dosažení portfolia, pokud nějaký projekt může mít negativní dopad na budoucí projekty a jaké projekty v portfoliu jsou závislé na ostatních. Práce na této úrovni může vyžadovat shrnutí klíčových údajů, aby nedošlo k přetížení informací. Správa projektového portfolia tak může poskytnout přehled výkonu a pokroku a také odhad odhadů na základě skutečných nákladů.

Procesy správy portfolia projektů jsou často považovány za cenné v době ekonomických potíží, ale některé společnosti tyto strategie implementují jako každodenní praktiky. Bez PPM může organizace zažít překrývající se nebo nadbytečné projekty, projekty, které fungují pro více účelů nebo projekty, které nejsou v souladu s obchodními strategiemi. K těmto nástrahám pravděpodobně dojde, protože každý projekt může vypadat dobře na papíře, ale skutečné hodnoty nemusí být viditelné, dokud nebudou analyzovány pomocí nástrojů založených na výsledcích.