Hva er prosjektporteføljestyring?
I motsetning til tradisjonell prosjektledelse, som kun fokuserer på hvert enkelt prosjekt i et selskap, vurderer prosjektporteføljestyring (PPM) hele organisasjonens prosjekter. PPM er derfor kontrollert analyse og koordinering av et selskaps prosjekter. Med bruk av verktøy, programvare og prosesser tillater PPM ofte ressursallokering og optimal sekvensering av prosjekter. Det kan også analysere den største avkastningen til et selskap ved å identifisere de prosjektene som er mest meningsfulle. Til syvende og sist kan prosjektporteføljestyring inkorporere alle organisasjonens forretningsmessige mål og redusere forekomsten av overlappende eller ressurstrenerende prosjekter.
Project portfolio management (PPM) er den koordinerte analysen og kontrollen av et selskaps prosjekter. Selv om mange forretningsfolk anser det for å være relevante for informasjonsteknologi, kan PPM implementeres med hell av de fleste bransjer. Bedrifter gjennomfører ofte flere prosjekter samtidig som kan begrense ressurser som penger, tid, mennesker og kapasitet. Et sannsynlig mål med prosjekt- og porteføljestyring er å fordele ressursene for å hjelpe selskapet med å oppnå størst mulig fortjeneste. PPM kan også hjelpe ledere med å bestemme den optimale blandingen og sekvenseringen av foreslåtte prosjekter mens de vurderer faktiske faktorer.
Når organisasjoner gjennomfører prosjekter, forplikter de seg ofte til betydelige investeringsnivåer. Prosjektporteføljestyring blir noen ganger sammenlignet med porteføljestyring ved at begge deler krever tilsyn med investeringer. PPM lar ofte ledere optimalisere, balansere og kontinuerlig finjustere porteføljene sine, og oppnå derved større avkastning mens de reduserer den totale risikoen.
Spesifikke verktøy, programvare og prosesser gir ofte grunnlaget for prosjektporteføljestyring. For eksempel kan bruk av beslutningstrær med forgreningsnoder detaljere hvert potensielle prosjekt i forhold til en enkelt porteføljes budsjett. Det er derfor sannsynlig at ledere bruker denne informasjonen til å bestemme hvilke prosjekter som kan og ikke er råd. Et annet verktøy kan bygge et sentralisert sirkulært riss av prosjekter der usunne, lave verdi- eller duplikatprosjekter blir henvist til utsiden av sirkelen. Medlemmer av prosjektlederteamet kan deretter beregne estimert avkastning på investeringer for alle prosjekter og publisere et øyeblikksbilde av porteføljens forventede ytelse for å måle hvilke prosjekter som er mest meningsfulle.
De forskjellige målingene og strategiene som PPM gir, kan hjelpe ledere med å oppnå spesifikke forretningsmessige mål. For eksempel, snarere enn å fokusere bare på prosjektmarkedsføring og utvikling, inneholder prinsippene for PPM vanligvis ytterligere viktige faktorer som finansiering, etterspørsel fra kunder og forbruk av selskapets ressurser. Dermed kan beslutningen om å investere i og prosessene for å gå videre med et prosjekt gjenspeile sammenligninger av fordeler og kostnader.
En annen tydelig egenskap ved PPM er dens evne til å evaluere og prioritere prosjekter. Hvert prosjekt valgt av et selskap må ofte vurderes med tanke på forretningsverdi og overholdelse av policy. Når selskapets forretningsoppsats evner utvides, vil sannsynligvis porteføljen vokse. Dermed hjelper prosjektporteføljestyring ofte bedrifter med å avvise oppgaver som tapper ressurser og aksepterer prosjekter som er fornuftige med tanke på tid og penger.
Selv om kunnskap om hvert enkelt prosjekt individuelle resultater er viktig, er virkningen av hvert prosjekt på selve porteføljen like viktig. En prosjektleder vil derfor sannsynligvis avgjøre hvordan hvert prosjekt bidrar til den samlede oppnåelsen av porteføljen, hvis noe prosjekt kan indusere en negativ innvirkning på prosjekter som kommer og hvilke prosjekter i porteføljen er avhengig av andre. Å jobbe på dette nivået kan kreve å oppsummere nøkkeldata for å unngå overbelastning av informasjon. Prosjektporteføljestyring kan dermed gi en sammenfatning av ytelse og fremgang, samt en måling av estimater mot faktiske kostnader.
Prosessene for prosjektporteføljestyring anses ofte som verdifulle i tider med økonomisk motgang, men noen selskaper implementerer disse strategiene som daglig praksis. Uten PPM kan en organisasjon oppleve overlappende eller overflødige prosjekter, prosjekter som fungerer på tvers av formål eller de som ikke er i tråd med forretningsstrategier. Slike fallgruver vil sannsynligvis forekomme fordi hvert prosjekt kan se bra ut på papiret, men virkelige verdier er kanskje ikke synlige før de er analysert med resultatstyrte verktøy.