Vad är projektportföljhantering?
Till skillnad från traditionell projektledning, som endast fokuserar på varje enskilt projekt i ett företag, anser projektportföljhantering (PPM) hela organisationens projekt. PPM är därför kontrollerad analys och samordning av ett företags projekt. Med användning av verktyg, programvara och processer tillåter PPM ofta resursallokering och optimal sekvensering av projekt. Det kan också analysera de största avkastningarna till ett företag genom att identifiera de projekt som är mest meningsfulla. I slutändan kan förvaltningen av projektportföljer inkludera alla organisationens affärsmål och minska förekomsten av överlappande eller resurstränande projekt.
Project portfolio management (PPM) är den samordnade analysen och kontrollen av ett företags projekt. Även om många företagare anser vara relevanta för informationsteknologi, kan PPM implementeras framgångsrikt av de flesta branscher. Företag genomför ofta flera projekt samtidigt som kan begränsa sådana resurser som pengar, tid, människor och kapacitet. Ett troligt syfte med projekt- och portföljhantering är att fördela dessa resurser för att hjälpa företaget att få största vinsten. PPM kan också hjälpa chefer att bestämma den optimala mixen och sekvenseringen av föreslagna projekt med beaktande av faktiska faktorer.
När organisationer genomför projekt åtar sig de ofta till betydande investeringar. Projektportföljhantering liknas ibland med portföljhantering genom att båda kräver övervakning av investeringar. PPM tillåter ofta chefer att optimera, balansera och kontinuerligt finjustera sina portföljer och därigenom uppnå större avkastning och samtidigt minska den totala risken.
Specifika verktyg, mjukvaruapplikationer och processer utgör ofta grunden för projektportföljhantering. Till exempel kan användningen av beslutsträd med förgreningsnoder specificera varje potentiellt projekt i förhållande till en enda portföljs budget. Chefer kommer därför sannolikt att använda den informationen för att bestämma vilka projekt som kan och inte kan ges. Ett annat verktyg kan bygga en centraliserad cirkulär vy av projekt varigenom ohälsosamma, lågt värde eller duplicerade projekt förflyttas på utsidan av cirkeln. Medlemmar i projektledningsgruppen kan sedan beräkna den uppskattade avkastningen på investeringar för alla projekt och publicera en ögonblicksbild av portföljens förväntade resultat för att mäta vilka projekt som är mest meningsfulla.
De olika mätningar och strategier som PPM erbjuder kan hjälpa chefer att uppnå specifika affärsmål. Till exempel, snarare än att fokusera bara på projektmarknadsföring och utveckling, innehåller principerna för PPM vanligtvis ytterligare avgörande faktorer som finansiering, kundernas efterfrågan och konsumtion av företagets resurser. Således kan beslutet att investera i och processerna för att fortsätta med ett projekt återspegla jämförelser av fördelar med kostnader.
En annan tydlig egenskap hos PPM är dess förmåga att utvärdera och prioritera projekt. Varje projekt som valts av ett företag måste ofta utvärderas utifrån dess affärsvärde och efterlevnad av policy. När ett företags affärsövergripande kapacitet expanderar kommer dess portfölj sannolikt att växa också. Således hjälper projektportföljhantering ofta företag att avslå uppgifter som dränerar resurser och accepterar projekt som är vettiga när det gäller tid och pengar.
Även om kunskap om varje projekts individuella resultat är viktigt, är effekterna av varje projekt på portföljen i sig lika viktiga. En projektledare kommer således sannolikt att avgöra hur varje projekt bidrar till den totala uppnåendet av portföljen, om något projekt kan orsaka en negativ inverkan på kommande projekt och vilka projekt i portföljen är beroende av andra. Att arbeta på denna nivå kan kräva sammanfattning av nyckeldata för att undvika överbelastning av information. Projektportföljhantering kan således ge en sammanfattning av prestanda och framsteg samt en mätning av uppskattningar mot faktiska kostnader.
Processerna för projektportföljhantering anses ofta vara värdefulla under tider med ekonomisk svårighet, men vissa företag implementerar dessa strategier som vardagliga metoder. Utan PPM kan en organisation uppleva överlappande eller överflödiga projekt, projekt som fungerar på olika sätt eller de som inte är i linje med affärsstrategier. Sådana fallgropar kommer sannolikt att inträffa eftersom varje projekt kan se bra ut på papper, men verkliga värden kanske inte är synliga förrän de analyseras med resultatstyrda verktyg.