Vad är projektportföljhantering?

Till skillnad från traditionell projektledning, som endast fokuserar på varje enskilt projekt i ett företag, anser Project Portfolio Management (PPM) hela organisationens projekt.PPM är därför den kontrollerade analysen och samordningen av ett företags projekt.Med användning av verktyg, programvara och processer möjliggör PPM ofta resursallokering och optimal sekvensering av projekt.Det kan också analysera den största avkastningen till ett företag genom att identifiera de projekt som är mest meningsfulla.I slutändan kan projektportföljförvaltning innehålla alla organisations affärsmål och minska förekomsten av överlappande eller resursdränerande projekt.

Projektportföljhantering (PPM) är den samordnade analysen och kontrollen av ett företags projekt.Även om många företagare anses vara relevanta för informationsteknologi, kan PPM framgångsrikt implementeras av de flesta branscher.Företag genomför ofta flera projekt samtidigt som kan begränsa resurser som pengar, tid, människor och kapacitet.Ett troligt mål med projekt- och portföljförvaltning är att tilldela dessa resurser för att hjälpa företaget att få den största vinsten.PPM kan också hjälpa chefer att bestämma den optimala blandningen och sekvenseringen av föreslagna projekt samtidigt som de överväger verkliga faktorer.

När organisationer genomför projekt åtar sig de ofta betydande investeringsnivåer.Projektportföljhantering liknar ibland portföljförvaltning genom att båda kräver övervakning av investeringar.PPM tillåter ofta chefer att optimera, balansera och ständigt finjustera sina portföljer och därigenom uppnå större avkastning samtidigt som den totala risken minskar.

Specifika verktyg, programvaruapplikationer och processer ger ofta grunden för projektportföljhantering.Till exempel kan användningen av beslutsträd med grenade noder beskriva varje potentiellt projekt i förhållande till en enda portföljs budget.Chefer kommer därför sannolikt att använda den informationen för att bestämma vilka projekt som kan och inte kan ges.Ett annat verktyg kan bygga en centraliserad cirkulär vy av projekt där ohälsosamma, lågvärde eller duplicerade projekt förflyttas till utsidan av cirkeln.Medlemmar i projektledningsteamet kan sedan beräkna den uppskattade avkastningen på investeringar för alla projekt och publicera en ögonblicksbild av portföljens förväntade prestanda för att mäta vilka projekt som är mest meningsfulla.

De olika mätningarna och strategierna som PPM ger kan hjälpa chefer att uppnå specifika affärsmål.Till exempel, snarare än att fokusera på projektmarknadsföring och utveckling, innehåller principerna för PPM vanligtvis ytterligare avgörande faktorer som finansiering, efterfrågan från kunder och konsumtion av företagets resurser.Således kan beslutet att investera i och processerna att fortsätta med ett projekt återspegla jämförelser av förmåner med kostnader.

Ett annat tydligt kännetecken för PPM är dess förmåga att utvärdera och prioritera projekt.Varje projekt som väljs av ett företag måste ofta utvärderas utifrån dess affärsvärde och efterlevnad av policy.När ett företags affärsövergripande kapacitet expanderar kommer dess portfölj sannolikt att växa.Således hjälper projektportföljhantering ofta företag att avskaffa uppgifter som dränerar resurser och accepterar projekt som är vettiga när det gäller tid och pengar.

Även om kunskap om varje projekts individuella prestanda är viktig, är effekterna av varje projekt på själva portföljen lika viktigt.En projektledare kommer därför sannolikt att avgöra hur varje projekt bidrar till portföljens övergripande uppnåelse, om något projekt kan få en negativ inverkan på projekt som kommer och vilka projekt i portföljen är beroende av andra.Att arbeta på denna nivå kan kräva sammanfattande nyckeldata för att undvika överbelastning av information.Projektportföljhantering kan således ge en sYnopsis av prestanda och framsteg samt en mätning av uppskattningar mot faktiska kostnader.

Processerna för projektportföljhantering anses ofta vara värdefulla under tider med ekonomisk svårighet, men vissa företag implementerar dessa strategier som vardagliga metoder.Utan PPM kan en organisation uppleva överlappande eller överflödiga projekt, projekt som arbetar med tvärgående eller de som inte är i linje med affärsstrategier.Sådana fallgropar kommer sannolikt att inträffa eftersom varje projekt kan se bra ut på papper, men verkliga värden kanske inte är synliga förrän de analyseras med resultatdrivna verktyg.