Hvad er projektporteføljestyring?
I modsætning til traditionel projektstyring, der kun fokuserer på hvert enkelt enkelt projekt i en virksomhed, overvejer projektporteføljestyring (PPM) hele organisationens projekter. PPM er derfor den kontrollerede analyse og koordinering af et virksomheds projekter. Ved hjælp af værktøjer, software og processer tillader PPM ofte ressourcefordeling og optimal sekventering af projekter. Det kan også analysere det største afkast til en virksomhed ved at identificere de projekter, der er mest meningsfulde. I sidste ende kan projektporteføljestyring inkorporere alle organisationens forretningsmæssige mål og reducere forekomsten af overlappende eller ressourceafledende projekter.
Project portfolio management (PPM) er den koordinerede analyse og kontrol af en virksomheds projekter. Selvom mange forretningsfolk anser det for at være relevante for informationsteknologi, kan PPM implementeres med succes af de fleste brancher. Virksomheder foretager ofte flere projekter på samme tid, som kan begrænse ressourcer som penge, tid, mennesker og kapacitet. Et sandsynligt mål med projekt- og porteføljestyring er at allokere disse ressourcer til at hjælpe virksomheden med at opnå den største fortjeneste. PPM kan også hjælpe ledere med at bestemme den optimale blanding og sekventering af foreslåede projekter, mens de overvejer faktiske faktorer.
Når organisationer gennemfører projekter, forpligter de sig ofte til betydelige investeringsniveauer. Projektporteføljestyring sammenlignes undertiden med porteføljestyring, idet begge kræver tilsyn med investeringer. PPM giver ofte ledere mulighed for at optimere, afbalancere og kontinuerligt finjustere deres porteføljer og derved opnå et større afkast og samtidig reducere den samlede risiko.
Specifikke værktøjer, softwareapplikationer og processer giver ofte grundlaget for projektporteføljestyring. For eksempel kan brugen af beslutningstræer med forgreningsnoder specificere hvert potentielt projekt i forhold til en enkelt porteføljes budget. Ledere bruger derfor sandsynligvis disse oplysninger til at beslutte, hvilke projekter der kan og ikke kan ydes. Et andet værktøj kan opbygge et centraliseret cirkulært billede af projekter, hvorved usunde, lave eller duplikatprojekter er henvist til ydersiden af cirklen. Medlemmer af projektledelsesteamet kan derefter beregne det estimerede investeringsafkast for alle projekter og offentliggøre et øjebliksbillede af porteføljens forventede præstation for at måle, hvilke projekter der er mest meningsfulde.
De forskellige målinger og strategier, som PPM giver, kan hjælpe ledere med at nå specifikke forretningsmæssige mål. For eksempel snarere end at fokusere blot på projektmarkedsføring og -udvikling, indeholder principperne for PPM normalt yderligere afgørende faktorer såsom finansiering, efterspørgsel fra kunder og forbrug af virksomhedens ressourcer. Beslutningen om at investere i og processerne til at fortsætte med et projekt kan således afspejle sammenligninger af fordele med omkostninger.
Et andet klart kendetegn ved PPM er dens evne til at evaluere og prioritere projekter. Hvert projekt valgt af en virksomhed skal ofte vurderes med hensyn til dets forretningsværdi og overholdelse af politik. Efterhånden som et virksomheds forretningsopholdsmuligheder udvides, vil dets portefølje sandsynligvis også vokse. Således hjælper projektporteføljestyring ofte virksomheder med at afvise opgaver, der dræner ressourcer og accepterer projekter, der giver mening med hensyn til tid og penge.
Selvom viden om hvert enkelt projekts individuelle præstation er vigtig, er virkningen af hvert projekt på selve porteføljen lige så vigtig. Det er således sandsynligt, at en projektleder bestemmer, hvordan hvert projekt bidrager til den samlede opnåelse af porteføljen, hvis et projekt kan forårsage en negativ indvirkning på de kommende projekter, og hvilke projekter i porteføljen er afhængige af andre. Arbejde på dette niveau kan kræve sammenfatning af nøgledata for at undgå overbelastning af oplysninger. Projektporteføljestyring kan således give en sammenfatning af præstationer og fremskridt samt en måling af estimater mod faktiske omkostninger.
Processerne i projektporteføljestyring betragtes ofte som værdifulde i tider med økonomisk vanskelighed, men nogle virksomheder implementerer disse strategier som daglig praksis. Uden PPM kan en organisation opleve overlappende eller overflødige projekter, projekter, der fungerer på tværs af formål, eller dem, der ikke er på linje med forretningsstrategier. Sådanne faldgruber vil sandsynligvis forekomme, fordi hvert projekt kan se godt ud på papiret, men reelle værdier er muligvis ikke synlige, før de analyseres med resultatorienterede værktøjer.