Wat is overmakingsadvies?

Een remissieadvies is een document dat soms wordt uitgegeven als hoffelijkheid aan een verkoper of leverancier. De tekst van het document bevestigt meestal de levering van goederen of diensten die door de klant zijn besteld, bevestigt dat de producten bevredigend zijn en merkt op dat de betaling voor de bestelling wordt voorbereid en op een bepaalde datum zal worden overgemaakt. In sommige gevallen gaat het advies gepaard met de betaling en een kopie van de factuur voor de bestelling. Hoewel het in de meeste zakelijke instellingen niet als noodzakelijk of vereist wordt beschouwd, blijft het remittance-advies een belangrijk onderdeel van de zakelijke etiquette in veel landen, met technologie die het nu mogelijk maakt om elektronische versies door te sturen naar leveranciers, samen met de meer traditionele methode voor het opstellen en posten van een papieren document .

Het exacte formaat van een remissieadvies kan heel eenvoudig of uiterst complex zijn. De meest eenvoudige voorbeelden kunnen minimale informatie bevatten, zoals het bestelnummer, de datum waarop de bestelling is ontvangen, het verschuldigde bedrag en de datum waarop de betaling naar de leverancier zal worden doorgestuurd. Meer complexe voorbeelden kunnen een gespecificeerde lijst zijn van elk item dat in de bestelling is opgenomen, inclusief eenheid en uitgebreide prijzen voor elk van die items, een eindtotaal, het chequenummer voor de betaling en de datum waarop de cheque wordt verzonden. In gevallen waarin de betaling elektronisch wordt overgemaakt, kan het overmakingsadvies een recent voltooide betaling documenteren of de verkoper adviseren om de ontvangst van de elektronische betaling op een bepaalde datum te verwachten.

In het verleden was het doel van het overmakingsadvies niet alleen om bevestiging van de ontvangst van een bestelling en kennisgeving van een lopende betaling, maar ook als middel om beleefdheid aan een gewaardeerde zakenpartner te verlenen. Hoewel dit niet verplicht is, heeft de afgifte van dit soort documenten het voor ondernemers gemakkelijker gemaakt om te anticiperen wanneer betalingen zouden worden aangeboden, wat op zijn beurt verkopers hielp bij het plannen van betalingen aan hun crediteuren. Voor bedrijfseigenaren die externe accountantskantoren gebruikten om hun crediteuren en vorderingen te beheren, was het niet ongebruikelijk dat het overmakingsadvies rechtstreeks naar het bedrijf werd verzonden, terwijl de betaling naar een afzonderlijk overmakingsadres werd overgemaakt.

Tegenwoordig dient het overmakingsadvies hetzelfde basisdoel en kan het dienen als een kruiscontrole wanneer elektronische betalingen gepland zijn voor levering op een bepaalde datum. In deze toepassing kan een klant een elektronische betaling plannen die binnen twee tot drie werkdagen direct op de bankrekening van de verkoper wordt gestort. Zodra de betaling is gepland, deelt de klant de verkoper via e-mail mee dat de betaling is gepland en uiterlijk op een bepaalde datum moet aankomen. De details bevatten vaak het factuurnummer dat aan de betaling is gekoppeld, het bedrag van de betaling en mogelijk een transactienummer dat kan worden gebruikt om de betaling te traceren als deze niet op de afgesproken dag wordt geboekt.