Qu'est-ce qu'un avis de remise?
Un avis de remise est un document parfois émis à titre de courtoisie à un vendeur ou à un fournisseur. Le texte du document confirme généralement la livraison des biens ou des services commandés par le client, confirme que les produits sont satisfaisants et indique que le paiement de la commande est en cours d’établissement et sera remis à une certaine date. Dans certains cas, l'avis accompagne le paiement et une copie de la facture pour la commande. Bien que cela ne soit pas jugé nécessaire ou requis dans la plupart des entreprises, l'avis de remise reste un élément essentiel de l'étiquette commerciale dans de nombreux pays. La technologie permet désormais de transmettre des versions électroniques aux fournisseurs ainsi que la méthode plus traditionnelle de préparation et d'envoi d'un document papier. .
Le format exact d'un avis de remise peut être très simple ou extrêmement complexe. Les exemples les plus simples peuvent contenir des informations minimales telles que le numéro de commande, la date de réception de la commande, le montant dû et la date à laquelle le paiement sera transmis au fournisseur. Des exemples plus complexes peuvent inclure une liste détaillée de chaque article inclus dans la commande, y compris une tarification unitaire et étendue pour chacun de ces articles, un total général, le numéro du chèque pour le paiement et la date d'envoi du chèque. Dans les cas où le paiement est versé par voie électronique, l'avis de remise peut documenter un paiement récemment effectué ou indiquer au vendeur de s'attendre à recevoir le paiement électronique à une certaine date.
Auparavant, l’avis de versement visait non seulement à confirmer la réception d’une commande et la notification d’un paiement en attente, mais aussi à faire preuve de courtoisie envers un partenaire précieux. Bien que cela ne soit pas obligatoire, la délivrance de documents de ce type a permis aux propriétaires d’entreprise de prévoir plus facilement le moment où les paiements seraient adjugés, ce qui a aidé les vendeurs à programmer les paiements à leurs créanciers. Pour les propriétaires d'entreprise qui utilisaient des cabinets comptables externes pour gérer leurs comptes fournisseurs et leurs comptes fournisseurs, il n'était pas rare que l'avis de remise soit directement envoyé à l'entreprise, tandis que le paiement était envoyé à une adresse de remise distincte.
Aujourd'hui, l'avis de remise sert le même objectif de base et peut servir de contre-vérification lorsque les paiements électroniques doivent être livrés à une certaine date. Dans cette application, un client peut programmer un paiement électronique à déposer en deux à trois jours ouvrables directement sur le compte bancaire du fournisseur. Une fois le paiement planifié, le client informe le vendeur par courrier électronique que le paiement est planifié et devrait arriver à une certaine date. Les détails incluent souvent le numéro de facture associé au paiement, le montant du paiement et éventuellement un numéro de transaction qui peut être utilisé pour suivre le paiement si le paiement échoue le jour indiqué.