Wat is het dochterboek?
Een dochterboek wordt gebruikt in de boekhouding om details bij te houden met betrekking tot een grootboekrekening. Het is meestal een account of een groep gerelateerde accounts die overeenkomen met afzonderlijke regelitems in een grootboek. Met het grootboek van een dochteronderneming kan een bedrijf details noteren, zoals de betalingen van een klant of de aankoopgeschiedenis, zonder het grootboek te overbelasten. Zonder subadministratie zou het grootboek zoveel informatie moeten bevatten dat het onmogelijk zou zijn om het te gebruiken.
Een grootboekrekening is het belangrijkste record voor een bedrijf. Accounts voor activa, passiva en inkomsten kunnen allemaal grootboekrekeningen zijn. Praktisch gezien is een grootboek een samenvatting; het geeft totalen, maar niet de details waar dat geld vandaan komt of hoe het kan worden opgesplitst in afzonderlijke componenten. Elk grootboek dat een dochterboekrekening samenvat, wordt een controlerekening of hoofdaccount genoemd.
De verzamelrekening geeft het algemene beeld, maar een dochterrekening geeft de details. De dochterrekeningen maken geen deel uit van het grootboek. In plaats daarvan stellen ze bedrijven in staat om afzonderlijke componenten van de controleaccount te controleren. De controlerekening kan bijvoorbeeld een inkomen van $ 5.000 vermelden. Die $ 5.000 bevat mogelijk meerdere cheques van verschillende klanten. Het dochterboek zou voor elke klant een individuele rekening hebben om bij te houden hoeveel elke individuele klant betaalde en waarvoor ze betaalden.
Een bedrijf zal slechts één grootboek hebben voor elk type account, maar het kan net zoveel dochterboeken hebben als nodig is om details bij te houden. Sommige bedrijven kunnen honderden of zelfs duizenden dochterrekeningen hebben, afhankelijk van hun klantenbestand, het aantal crediteuren en andere details. Het totaal van het grootboek is gelijk aan het totale saldo op de grootboekrekening of aan het totale saldo van de daaraan gerelateerde groep van grootboekrekeningen.
Naast het georganiseerd houden van bedrijven, kunnen dochtergroothandels ook helpen de informatiestroom te beheersen. Klantenservice personeel kan toegang hebben tot een specifiek dochterboek of groep grootboeken om de aankoopgeschiedenissen en kooppatronen van klanten te bekijken zonder toegang te hebben tot alle financiële informatie van de onderneming. Ondertussen kunnen de bedrijfsaccountants hun dagelijkse werkzaamheden in het grootboek uitvoeren zonder de details van de dochterboekboeken te hoeven doorwaden.