Was ist das Nebenbuch?
In der Buchhaltung wird ein Nebenbuch verwendet, um Details zu einem Hauptbuchkonto zu erfassen. Im Allgemeinen handelt es sich um ein Konto oder eine Gruppe zugehöriger Konten, die einzelnen Positionen in einem Hauptbuch entsprechen. Das Nebenbuch ermöglicht es einem Unternehmen, Details wie die Zahlungen eines Kunden oder die Kaufhistorie zu notieren, ohne das Hauptbuch zu überfrachten. Ohne Nebenbücher müsste das Hauptbuch so viele Informationen enthalten, dass eine Verwendung unmöglich wäre.
Ein Hauptbuchkonto ist der Hauptdatensatz für ein Unternehmen. Konten für Vermögenswerte, Verbindlichkeiten und Einnahmen können alle Hauptbuchkonten sein. In praktischer Hinsicht ist ein Hauptbuch wie eine Zusammenfassung; es gibt Gesamtwerte, aber nicht die Details, woher das Geld kommt oder wie es in einzelne Komponenten zerlegt werden kann. Jedes Hauptbuch, das ein Nebenbuchkonto zusammenfasst, wird als Kontrollkonto oder Hauptkonto bezeichnet.
Das Kontrollkonto gibt das Gesamtbild, ein Nebenkonto die Details. Die Nebenkonten sind nicht Bestandteil des Hauptbuchs. Stattdessen können Unternehmen einzelne Komponenten des Kontrollkontos überwachen. Das Steuerkonto könnte beispielsweise ein Einkommen von 5.000 USD ausweisen. In diesen 5.000 US-Dollar waren möglicherweise mehrere Schecks von verschiedenen Kunden enthalten. Das Nebenbuch hätte ein individuelles Konto für jeden Kunden, um zu verfolgen, wie viel jeder einzelne Kunde bezahlt hat und wofür er bezahlt.
Ein Unternehmen verfügt nur über ein Hauptbuch für jeden Kontotyp, kann jedoch über so viele Nebenbücher verfügen, wie es benötigt, um die Details im Auge zu behalten. Einige Unternehmen haben möglicherweise Hunderte oder sogar Tausende von Nebenkonten, abhängig von ihrem Kundenstamm, der Anzahl ihrer Gläubiger und anderen Details. Die Summe der Nebenbücher entspricht dem Gesamtsaldo auf dem Hauptbuchkonto oder dem Gesamtsaldo der Gruppe der zugehörigen Nebenbücher.
Neben der Organisation von Unternehmen können Nebenbücher auch dazu beitragen, den Informationsfluss zu steuern. Kundenbetreuer können auf ein bestimmtes Nebenbuch oder eine Gruppe von Nebenbüchern zugreifen, um Kundeneinkaufshistorien und -einkaufsmuster anzuzeigen, ohne auf alle Finanzinformationen des Unternehmens zugreifen zu können. In der Zwischenzeit können die Buchhalter des Unternehmens ihre tägliche Arbeit im Hauptbuch erledigen, ohne die Details der Nebenbücher durchgehen zu müssen.