Co to jest księga pomocnicza?

Księgę pomocniczą stosuje się w rachunkowości do śledzenia szczegółów związanych z kontem księgi głównej. Zazwyczaj jest to konto lub grupa powiązanych kont, które odpowiadają poszczególnym pozycjom w księdze głównej. Księga pomocnicza pozwala firmie zanotować szczegóły, takie jak historia płatności lub historia zakupów klienta, bez zaśmiecania księgi głównej. Bez ksiąg pomocniczych księga główna musiałaby zawierać tyle informacji, że korzystanie z nich byłoby niemożliwe.

Konto księgi głównej jest głównym rekordem firmy. Rachunki aktywów, pasywów i przychodów mogą być wszystkimi kontami księgi głównej. W sensie praktycznym księga główna jest jak podsumowanie; podaje sumy, ale nie podaje szczegółów, skąd pochodzą te pieniądze ani w jaki sposób można je podzielić na poszczególne składniki. Każda księga główna podsumowująca konto księgi pomocniczej nazywa się kontem kontrolnym lub kontem głównym.

Konto kontrolne daje ogólny obraz, ale konto pomocnicze podaje szczegóły. Rachunki pomocnicze nie są częścią księgi głównej. Zamiast tego umożliwiają firmom monitorowanie poszczególnych składników konta kontrolnego. Na przykład na rachunku kontrolnym może znajdować się dochód w wysokości 5000 USD. 5000 dolarów mogło obejmować kilka czeków od kilku różnych klientów. Księga pomocnicza miałaby indywidualne konto dla każdego klienta, aby śledzić, ile zapłacił każdy klient indywidualny i za co płacił.

Firma będzie miała tylko jedną księgę główną dla każdego rodzaju konta, ale może mieć tyle ksiąg pomocniczych, ile potrzebuje do śledzenia szczegółów. Niektóre firmy mogą mieć setki, a nawet tysiące kont zależnych, w zależności od bazy klientów, liczby wierzycieli i innych szczegółów. Suma księgi pomocniczej jest równa sumie salda na koncie księgi głównej lub łącznego salda grupy powiązanych ksiąg rachunkowych.

Oprócz utrzymywania organizacji firm, księgi pomocnicze mogą również pomóc kontrolować przepływ informacji. Personel obsługi klienta może mieć dostęp do konkretnej księgi pomocniczej lub grupy ksiąg w celu przeglądania historii zakupów klientów i wzorców zakupów bez dostępu do wszystkich informacji finansowych firmy. Tymczasem księgowi firmy mogą wykonywać codzienną pracę w księdze głównej bez konieczności przeszukiwania szczegółów ksiąg pomocniczych.