Wat zijn medische registratiesystemen?
Systemen voor medische dossiers zijn papieren of elektronische systemen die worden gebruikt om informatie te organiseren en te catalogiseren met betrekking tot behandelingen, algemene gezondheidstoestanden en andere gegevens die relevant zijn voor patiënten. Tegenwoordig maken veel artsenpraktijken, ziekenhuizen en andere soorten behandelingsfaciliteiten voor de korte en de lange termijn gebruik van softwareprogramma's om een aangepast medisch registratiesysteem te creëren. Hier zijn enkele voorbeelden van welk type gegevens in de systemen wordt bewaard en hoe ze worden gebruikt.
Centraal in alle soorten medische registratiesystemen staat de patiëntinformatie die is opgenomen in de gecatalogiseerde gegevens. Het bevat basisinformatie zoals de naam, het geslacht en de leeftijd van de patiënt. Contactinformatie voor nabestaanden of andere personen die bevoegd zijn om informatie over de patiënt te ontvangen, wordt ook in de registers vermeld. Opmerkingen over eventuele allergieën worden ook gedocumenteerd. Als de patiënt een verzekering of een kortingsplan voor de gezondheidszorg heeft, worden ook relevante gegevens in het patiëntendossier bewaard.
Samen met de basisgegevens van de patiënt, zijn medische registratiesystemen ook in staat om jarenlange informatie op te slaan over doktersbezoeken, verblijf in het ziekenhuis, chirurgische procedures en voorgeschreven medicijnen op korte of lange termijn. De meeste systemen omvatten velden waar artsen, verpleegkundigen en ander bevoegd medisch personeel aantekeningen kunnen invoeren die relevant zijn voor elke gebeurtenis waarbij medische zorg aan de patiënt werd verleend.
Systemen voor medische dossiers dienen soms ook als middel om de communicatie met de patiënt of de verzekeraar te documenteren. Het systeem kan de datums vastleggen waarop claims zijn voorbereid en ingediend bij de aanbieder, de reacties op de claims en alle betalingen die zijn ontvangen van de verzekeringsmaatschappij of rechtstreeks van de patiënt. Dit maakt het mogelijk om facturen aan de patiënt te genereren die hem op de hoogte houden van de huidige status van het account.
Met de komst van elektronische systemen voor medische dossiers kunnen veel procedures die vroeger uren duurden, nu in veel minder tijd worden uitgevoerd. De elektronische medische dossiers kunnen bijvoorbeeld worden doorzocht met behulp van trefwoorden, waardoor het mogelijk wordt om de patiëntgeschiedenis van enkele jaren snel te bekijken zonder grote hoeveelheden afgedrukte documenten te doorlopen. Naast het snel ophalen van informatie voor het verlenen van medische diensten aan de patiënt, maken geautomatiseerde medische dossiers het ook gemakkelijk om statistieken samen te stellen over het aantal patiënten dat voor een bepaalde ziekte wordt behandeld of de soorten medicijnen die het vaakst door een bepaalde arts worden verstrekt. Dit soort gegevens kan zeer nuttig zijn bij het evalueren van de reikwijdte van een praktijk en de algemene kwaliteit van zorg die door een arts wordt geboden.
Als hulpmiddel voor gezondheidsinformatiebeheer kan de waarde van elektronische gezondheidsdossiers niet worden onderschat. Gegevens die zouden moeten worden opgeslagen in een externe opslagfaciliteit, kunnen eenvoudig worden ingevoerd in medische registratiesystemen en worden opgeslagen op een harde schijf en op cd's om ze gemakkelijk op te vragen. Dit helpt om afgedrukte documenten tot een minimum te beperken en maakt ruimte vrij voor andere doeleinden.
Behalve op vaste schijven of lokale servers, kunnen systemen voor medische dossiers ook worden ondergebracht op een externe server en andere oplossingen voor externe gegevensopslag. Dit voordeel is vooral handig in situaties waarin de behoefte bestaat om back-upkopieën van gegevens beschikbaar te houden. Als het kantoor van de arts of het ziekenhuis schade ondervindt als gevolg van een natuurramp, blijven alle patiëntgegevens bewaard en zijn deze toegankelijk met de juiste autorisatiecodes.