Wat is een aanwezigheidsdienst?
Aanwezigheidsdienst wordt beschouwd als een belangrijke primaire functie en is een platform dat is ingebouwd in communicatietechnologieën waarmee gebruikers beschikbaarheidsinformatie kunnen invoeren, die invoer opslaan en doorgeven op een netwerk. Premium aanwezigheidsservices bieden gebruikers een verscheidenheid aan mogelijkheden om de beschikbaarheid, huidige activiteiten, locaties en voorkeursmethoden voor contacten uit te zenden. Meestal geïdentificeerd op instant messaging-platforms, stelt de technologie gebruikers in staat om te communiceren wanneer het hen uitkomt, al op de hoogte van de gewenste communicatiemethode en beschikbaarheid van andere partijen. De service strekt zich ook uit tot de zakelijke omgeving, waar communicatietoepassingen kunnen profiteren van de aanwezigheid van de gebruiker om kritieke informatie over gebruikers in het bedrijfsnetwerk door te geven, wat zowel kritiek als lof heeft opgeleverd.
Effectieve aanwezigheidsdiensten zullen een breed scala aan opties omvatten en bijdragen aan het vervullen van een verscheidenheid aan communicatie-gerelateerde taken. Gewoonlijk ondersteunt een service vele soorten apparaten en wordt een centraal systeem gebruikt voor het beheer van individuele en organisatorische beleidsregels, meestal op een server. Hoewel het het meest wordt herkend op instant messaging-diensten, kan aanwezigheidsdienst ook worden uitgebreid tot spraakoproepen of vrijwel elke andere vorm van communicatie. De aanwezigheidsservice kan ook telefonische vergaderingen, videoconferenties en uniforme berichtenservices vergemakkelijken.
Servers zijn echter niet altijd een vereiste. Organisaties kunnen ook aanwezigheidsservice implementeren als een directe communicatieverbinding tussen gebruikers. Dit is handig voor kleine netwerken die niet veel gebruikers hebben of in gevallen waarin gebruikers directe verbindingen tot stand brengen, zoals via een telefoonlijn. In een dergelijk geval manifesteert de aanwezigheidsdienst zich in de vorm van een bezetsignaal of een opname waarin staat dat de partij niet beschikbaar is als hij of zij de telefoon niet kan bereiken.
Aanwezigheidsservice kan bedrijfsprocescentra en klantenserviceafdelingen helpen efficiënter te werken. Met dergelijke mogelijkheden kunnen organisaties tijdverspilling voorkomen in verband met activiteiten die bekend staan als "telefoontag" of "e-mailtag", waarbij partijen pogingen om contact met elkaar uit te wisselen uitwisselen zonder ooit rechtstreeks contact te maken. Dankzij betrouwbare aanwezigheidsservices kunnen werknemers snel inschatten wanneer andere gebruikers beschikbaar zijn en dienovereenkomstig reageren. Ter illustratie, als een afdelingsmanager een snelle vergadering moet regelen, kan hij of zij het netwerk bekijken om te achterhalen welke werknemers beschikbaar zijn en hoe ze te bereiken. Daarna kan de manager alleen diegenen vragen die beschikbaar zijn om deel te nemen, zonder diegenen die bezig zijn te onderbreken.
Hoewel de aanwezigheidsdienst veel voordelen biedt, is er ook enige kritiek. Privacy is een grote zorg voor gebruikers op netwerken die van dergelijke technologie gebruikmaken. Als een werknemer bijvoorbeeld een vrije dag heeft en het organisatiebeleid dit voorschrijft, kan het systeem zijn of haar telefoonnummer thuis opgeven en zijn of haar status aangeven. Scenario's zoals deze maken het gemakkelijker voor andere werknemers om contact te leggen om werkactiviteiten te bespreken, en mogelijk privé-gelegenheden te verstoren.
De proliferatie van netwerken en het vertrouwen op realtime informatie en communicatie is waarom aanwezigheidsdienst mijn vele mensen als een steunpilaar beschouwt, ingebouwd in de basis van vele communicatietechnologieën. Vanaf 2011 verwachtten experts dat deze trend zich zou voortzetten. Veranderingen kunnen plaatsvinden als reactie op sociale problemen zoals privacy, maar dit werd waarschijnlijk geacht het organisatiebeleid te beïnvloeden in plaats van de technologie zelf.