Was ist ein Präsenzdienst?
Der Präsenzdienst wird als wichtige Hauptfunktion betrachtet und ist eine in Kommunikationstechnologien integrierte Plattform, mit der Benutzer Verfügbarkeitsinformationen eingeben, diese speichern und in einem Netzwerk weiterleiten können. Premium-Präsenzdienste bieten Benutzern eine Vielzahl von Funktionen zur Übertragung von Verfügbarkeit, aktuellen Aktivitäten, Standorten und bevorzugten Kontaktmethoden. Diese Technologie wird am häufigsten auf Instant Messaging-Plattformen verwendet und ermöglicht Benutzern die Kommunikation, wenn dies zweckmäßig ist. Sie kennt bereits die bevorzugte Kommunikationsmethode und die Verfügbarkeit anderer Parteien. Der Service erstreckt sich auch auf das Geschäftsumfeld, in dem Kommunikationsanwendungen die Anwesenheit des Benutzers nutzen können, um wichtige Informationen über Benutzer im Unternehmensnetzwerk weiterzuleiten, was sowohl Kritik als auch Anerkennung hervorgerufen hat.
Effektive Präsenzdienste umfassen eine Vielzahl von Optionen und tragen zur Erfüllung einer Vielzahl von kommunikationsbezogenen Aufgaben bei. In der Regel unterstützt ein Dienst viele Arten von Geräten und verwendet ein zentrales System zum Verwalten individueller und organisatorischer Richtlinien, meist auf einem Server. Obwohl der Präsenzdienst bei Instant Messaging-Diensten am meisten anerkannt ist, kann er sich auch auf Sprachanrufe oder nahezu jede andere Form der Kommunikation erstrecken. Der Präsenzdienst kann auch Telefonkonferenzen, Videokonferenzen und Unified Messaging-Dienste vereinfachen.
Server sind jedoch nicht immer erforderlich. Unternehmen können Präsenzdienste auch als direkte Kommunikationsverbindung zwischen Benutzern implementieren. Dies ist nützlich für kleine Netzwerke mit wenigen Benutzern oder in Fällen, in denen Benutzer direkte Verbindungen herstellen, z. B. über eine Telefonleitung. In einem solchen Fall wird der Präsenzdienst in Form eines Besetztzeichens oder einer Aufzeichnung angezeigt, aus der hervorgeht, dass der Teilnehmer nicht erreichbar ist, wenn er nicht ans Telefon kann.
Der Anwesenheitsservice kann dazu beitragen, dass Business Process Center und Kundendienstabteilungen effizienter arbeiten. Mit solchen Funktionen können Unternehmen Zeitverschwendung vermeiden, die mit Aktivitäten wie "Telefon-Tag" oder "E-Mail-Tag" verbunden ist. Dabei tauschen die Parteien Versuche aus, miteinander in Kontakt zu treten, ohne jemals direkten Kontakt aufzunehmen. Dank zuverlässiger Präsenzdienste können Mitarbeiter schnell beurteilen, wann andere Benutzer verfügbar sind, und entsprechend reagieren. Um zu veranschaulichen, ob ein Abteilungsleiter ein schnelles Meeting vereinbaren muss, kann er oder sie das Netzwerk überprüfen, um herauszufinden, welche Mitarbeiter verfügbar sind und wie sie zu erreichen sind. Danach kann der Manager nur diejenigen anfordern, die zur Teilnahme verfügbar sind, ohne die Beschäftigten zu unterbrechen.
Obwohl der Präsenzdienst viele Vorteile bietet, gibt es auch einige Kritikpunkte. Datenschutz ist ein wichtiges Anliegen für Benutzer in Netzwerken, die diese Technologie nutzen. Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise einen freien Tag hat und die Unternehmensrichtlinien dies vorschreiben, kann das System seine private Telefonnummer bereitstellen und seinen Status angeben. Solche Szenarien erleichtern es anderen Mitarbeitern, Kontakte zu knüpfen, um Arbeitsaktivitäten zu besprechen und möglicherweise private Anlässe zu stören.
Die zunehmende Vernetzung und das Vertrauen in Echtzeit-Informationen und -Kommunikation machen den Präsenzdienst zu einer tragenden Säule vieler Kommunikationstechnologien. Experten gehen davon aus, dass sich dieser Trend ab 2011 fortsetzt. Änderungen können aufgrund sozialer Belange wie Datenschutz vorgenommen werden, dies hat jedoch eher Auswirkungen auf die Unternehmensrichtlinien als auf die Technologie selbst.